Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu - 123 câu hỏi phỏng vấn cho vị trí Sales Admin

1. Vì sao nhân viên Sales Admin phải giỏi nghiệp vụ xuất nhập khẩu?

Nghiệp vụ xuất nhập khẩu là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất (bên cạnh kỹ năng tiếng Anh và kiến thức sản phẩm) mà một nhân viên Sales Admin phải nắm vững. Bên cạnh vị trí nhân viên kinh doanh hàng hóa xuất khẩu, nhân viên hiện trường và khai báo hải quan, vị trí nhân viên theo dõi và triển khai đơn hàng xuất khẩu là một trong những vị trí được tuyển dụng nhiều nhất và trả lương tốt nhất trong ngành xuất nhập khẩu, ngoại thương.

Vị trí này thường yêu cầu người ứng tuyển phải có kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu bao quát và sâu rộng trải dài từ mảng kinh doanh quốc tế, thanh toán quốc tế, vận tải quốc tế, thuế quan, bảo hiểm quốc tế... cho đến các yêu cầu về ngoại ngữ và kiến thức về sản xuất - sản phẩm. Trong bài viết này, tác giả xin được liệt kê các câu hỏi phỏng vấn chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu thường gặp (bỏ qua các câu hỏi thông thường về thái độ làm việc, lương bổng và các kỹ năng khác), để giúp các ứng viên và nhà tuyển dụng có thể tham khảo và chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn.

Ảnh: Nghiệp vụ xuất nhập khẩu là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất mà một nhân viên Sales Admin phải nắm vững

2. Các câu hỏi phỏng vấn nghiệp vụ xuất nhập khẩu thường gặp

Bạn biết soạn hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế không? Soạn thế nào?

Bạn có lưu gì khi làm hợp đồng mua bán không? Những nội dung nào không thể thiếu? Soạn xong rồi làm gì tiếp theo để có được hợp đồng hoàn thiện?

Bạn biết Commercial Invoice là gì và để làm gì không? Còn Proforma Invoice là gì và để làm gì?

Invoice thường có những nội dung gì? Bạn có lưu ý gì khi soạn Invoice cho trường hợp thanh toán bằng L/C không?

Đúng nguyên tắc thì khi nào bạn làm Invoice? Sớm nhất là khi nào? Muộn nhất là khi nào?

Packing List là gì và để làm gì? Nội dung của Packing List gồm những gì? Có người nói P/L và B/L giống hệt nhau? Đúng hay sai? Vì sao?

Bạn biết check lịch tàu không? Check qua những kênh nào? Bạn có lưu ý gì khi check lịch tàu không?

Bạn biết hỏi cước, check cước thế nào không? Hỏi với ai? Hỏi những gì để có được giá cước?

Tại sao hỏi giá cước mà phải hỏi free time?

Free time là gì? DEM– DET là gì? Có bao nhiêu loại Free time? Cách chào free time và xin thêm free time từ hãng tàu?

Free time có ý nghĩa thế nào với người bán, có ý nghĩa thế nào với người mua. Cách tính free time của hãng tàu.

Bạn có lưu ý gì để có được giá cước tốt không?

Nếu bạn deal giá cước với FWD thì bạn nghĩ bạn có thể deal giảm được phần nào trong cơ cấu cước?

Một chào giá cước của hãng tàu thường có những phần nhỏ nào? Một chào giá cước của một FWD thường có những phần nhỏ nào?

Người bán có phải trả CIC không? Tại sao người bán có lúc trả lúc không?

THC và Local charge là một, phải không?

Là một người bán, có phải lúc nào cũng đi check giá cước không? Tại sao? Nếu bạn bán theo điều kiện FOB thì bạn có đi check giá cước không?

Khi nào bạn nên yêu cầu hãng tàu release booking cho bạn? Từ khi bạn yêu cầu đến khi có booking đến tay bạn là bao lâu và bằng cách nào?

Bạn biết lấy booking trên website của hãng tàu không? Ai lấy booking cho bạn?

Có booking trong tay rồi bạn làm gì? Bạn kiểm tra những nội dung gì trên một booing?

Kiểm tra booking xong đúng như bạn yêu cầu ban đầu rồi, bạn có nên lưu ý hay thảo luận thêm gì với hãng tàu nữa không?

Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, bạn biết cut-off hay Closing time là gì không?

Có bao nhiêu loại cut-off mà bạn phải theo dõi cho một lô hàng? Cut-off nào là mang tính sống còn – nếu không hoàn thành thì sẽ bị rớt cont, cut-off nào có thể không đáp ứng cũng được?

Một booking thường có nêu đủ tất cả các cut-off không? Nếu không đủ thì có ổn không? Nếu không đề cập đủ các cut-off thì bạn hỏi ai để biết? Nếu không có đủ hết thì ít nhất phải có cut-off nào?

Mỗi lần bạn xin gia hạn cut-off CY thì bạn có thể xin với những ai? Tốt nhất là nên xin khi nào? Vì sao đôi khi xin được đôi khi không?

Tại sao bạn phải gửi booking cho người mua? Nếu không gửi thì có sao không?

Bạn biết S/I là gì không? Nội dung của một S/I là gì? Gửi S/I cho ai? Gửi bằng cách nào? Muộn nhất là khi nào phải gửi? Không gửi có hậu quả gì không?

Những nội dung nào trên S/I mà bạn (người bán) không thể tự ý điền vào? Bài học và hậu quả là gì?

Bạn biết VGM là gì không? Có bao nhiêu cách tính VGM? Cách làm VGM như thế nào? Làm xong gửi cho ai? Hạn cuối phải gửi là khi nào? Nếu không khai hoặc khai trễ VGM có hậu quả gì không?

Cut-off Draft B/L hay Cut-off Doc là gì? Trễ cut-off này có sao không?

Cut-off bãi khay Cut-off CY là gì? Giải quyết khi trễ cut-off CY như thế nào?

Tàu chạy rồi thì bạn lấy B/L gốc hay B/L surrendered hay SWB bằng cách nào?

Các loại phí mà bạn phải đóng cho hãng tàu để lấy được B/L?

Nếu bạn làm việc thông qua FWD thì có lưu ý gì khi lấy B/L gốc hoặc ra lệnh release lô hàng không?

Với sự am hiểu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu của mình, bạn hãy trình bày về mục đích sử dụng, cách vận hành và chi phí của B/L gốc, Surrendered B/L và SWB?

Dùng B/L surrendered có hold hàng được không? Dùng SWB có hold hàng được không? Tập quán làm việc của hãng tàu và các bên liên quan về hai loại nghiệp vụ này?

Tại sao thanh toán L/C thì thường ngân hàng Mở lại yêu cầu B/L gốc? Khi nào ngân hàng chấp nhận Surrendered B/L và SWB.

Nếu dùng B/L gốc thì bạn có biết các loại B/L Theo lệnh không?

Hãy trình bày về cách sử dụng từng loại B/L Theo lệnh vì quyền lợi của người bán.

Hành động nghiệp vụ nào quan trọng nhất khi sử dụng B/L Theo lệnh nếu người bán muốn chuyển giao quyền sở hữu lô hàng cho người mua?

Có bao nhiêu kiểu ký hậu, ý nghĩa và cách thực hiện từng kiểu ký hậu?

Khi người mua yêu cầu release hàng thì bạn có thể thả hàng ra bằng bao nhiêu cách? Trước khi thả phải lưu ý việc gì?

Là một người bán, khi nào bạn phải mua và khi nào bạn nên mua bảo hiểm cho lô hàng?

Trong mua bán hàng hóa quốc tế, tiêu chí để bạn lựa chọn công ty bảo hiểm hàng hóa quốc tế là gì?

Bạn biết đọc một biểu phí bảo hiểm và lựa chọn mức phí bảo hiểm không? Mức phí này là một số tiền cố định hay theo một tỷ lệ?

Sự khác nhau giữa Hợp đồng bảo hiểm (Insurance Policy) và Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là gì? Tại sao đôi khi hai chứng từ đó là một, đôi khi là hai chứng từ khác nhau?

Lô hàng phát sinh thì bạn tiến hành việc mua bảo hiểm thế nào? Khi nào bạn tiến hành?

Các chứng từ mà bạn gửi cho công ty bảo hiểm gồm những gì?

Bạn biết làm Phiếu Yêu cầu bảo hiểm không? Lưu ý gì khi điền vào form này?

Khi bán theo CIF, CIP, bạn có lưu ý gì với mục The Insured khi bạn điền form này không?

Sự khác nhau giữa các điều kiện bảo hiểm ICC (A), ICC (B), ICC (C) là gì? Bạn nên mua theo loại nào? Vì sao?

Khi nào bạn có chứng thư bảo hiểm gốc?

Bạn có biết một bộ chứng từ gửi cho công ty bảo hiểm để khiếu nại bảo hiểm đòi bồi thường gồm những giấy tờ gì không?

Trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu một lô hàng, theo dõi sản xuất là bạn theo dõi những công việc gì?

Bạn biết Lệnh Sản xuất là gì không? Những nội dung cơ bản nhất của một Lệnh Sản xuất là gì?

Bạn có kinh nghiệm về sản xuất sản phẩm X, Y, Z không?

Làm sao để bạn kéo container về kho của bạn? Cách tính tiền phí kéo container của một công ty log, công ty trucking?

Kiểm tra chất lượng một container thì kiểm tra những yếu tố gì?

Lấy container chỉ định là gì? Có hiệu quả hơn lấy container ngẫu nhiên không?

Khi nhà xe báo container có vấn đề và không đủ chất lượng để đóng hàng, bạn xử lý vấn đề này ra sao?

Có người đùa, “đừng dại nghịch ngợm tay chân mà bấm seal khi chưa đóng hàng xong vào container”. Họ có quá lời hay không?

Theo bạn, bán hàng quốc tế có nhất thiết phải thuê kiểm định không? Khi nào cần và khi nào không?

Hãy triển khai công việc với nhân viên kiểm định khi có lô hàng phát sinh?

Ngoài kiểm tra chất lượng, trọng lượng, số lượng, công ty kiểm định còn có thể kiêm thêm dịch vụ gì nữa không?

C/Q là gì?

Khi nào bạn nhận được các loại chứng thư kiểm định trong tay?

Hun trùng là làm gì?

Hàng gì là phải hun trùng khi xuất khẩu? Hãy trình bày kiến thức của bạn về hoạt động hun trùng.

Nếu hàng thực vật khô, pallet gỗ phải hun trùng nhưng chủ hàng xuất khẩu lại không hun trùng thì việc gì sẽ xảy ra khi lô hàng cập bến đến?

Khi nào bạn có giấy chứng nhận hun trùng này trong tay?

Dù là hàng hóa gì xuất khẩu đi chăng nữa, thì một bộ chứng từ hàng hóa chắc chắn sẽ có các chứng từ nào?

Một bộ chứng từ hàng nông sản khô, nông sản tươi, nông sản đông lạnh, hải sản đông lạnh… thường gồm những chứng từ cơ bản nào?

Các phương thức thanh toán quốc tế mà bạn biết? Chữ viết tắt T/T, L/C, D/P-D/A, CAD và Open Account là gì?

Bạn hãy mô tả Quy trình thanh toán cơ bản của T/T, L/C, D/P-D/A, CAD và Open Account?

Bạn cho biết Phương thức nào an toàn nhất cho người bán?

Bạn có biết Phương thức nào là tuyệt đối an toàn?

Bạn hãy kể Các kịch bản của phương thức thanh toán T/T?

Bạn hãy cho biết Ưu và nhược điểm của thanh toán T/T?

Bạn hãy cho biết hoàn cảnh kinh doanh có thể áp dụng phương thức thanh toán T/T?

Bạn có biết Phí ngân hàng của thanh toán T/T tầm bao nhiêu?

Với nghiệp vụ xuất nhập khẩu đã được đào tạo, bạn có thể viết một email đòi tiền người mua không?

Bạn cho biết L/C là gì? Tín dụng chứng từ là gì?

Bạn có biết Thanh toán bằng L/C có ưu điểm và nhược điểm gì không?

Bạn cho biết dùng L/C có an toàn tuyệt đối cho người bán không? Vì sao?

Bạn có biết hoàn cảnh kinh doanh có thể áp dụng thanh toán bằng L/C không?

Bạn có biết các loại phí ngân hàng mà người bán phải trả khi thanh toán bằng L/C?

Theo bạn loại L/C nào có lợi cho người bán nhất?

Khi cần nhận tiền sớm thay vì đợi thanh toán từ ngân hàng Mở thì bạn – người bán có thể sử dụng dịch vụ nào ở ngân hàng Thông báo?

Có người nói, khi thanh toán bằng L/C, bạn chỉ cần quan tâm đến khả năng thanh toán của Ngân hàng Mở, chứ không cần quan tâm đến khả năng thanh toán của người mua. Điều đó đúng hay sai? Vì sao?

Ai mở L/C?

Bạn kiểm tra L/C là kiểm từ lúc nào? Có phải đợi đến lúc nhận được Thông báo có L/C gốc mới kiểm tra không? Tại sao?

Phí tu chỉnh L/C tầm bao nhiêu? Những lý do khiến bạn phải tu chỉnh L/C?

Bạn có thể đọc hiểu nội dung một L/C không?

Irrevocable L/C nghĩa là gì?

Negotiation, Confirmation, Payment và Acceptance xuất hiện ở trường Available with… by… có nghĩa là gì?

Chữ ‘TTR’ xuất hiện đâu đó trên L/C có nghĩa là gì?

Dãy số ‘201112’ ở trường ngày mở L/C có nghĩa là gì?

Bạn hãy cho biết Ngày Mở L/C, Ngày xuất trình bộ chứng từ, Ngày hết hạn L/C có ý nghĩa như thế nào đối với người mua và người bán?

Bạn hãy kể những lưu ý, những kinh nghiệm, những rủi ro nghiêm trọng khi lập một bộ chứng khi thanh toán bằng L/C?

Hiểu đúng nguyên tắc, khi thanh toán bằng L/C, bộ chứng từ của lô hàng do người bán lập phải gửi cho ngân hàng Mở, nhưng rất nhiều trường hợp, trên L/C - ngân hàng mở lại yêu cầu gửi bộ chứng từ đó trực tiếp cho người nhập khẩu. Là một người bán, bạn hành động theo đúng nguyên tắc, hay làm theo yêu cầu của ngân hàng mở. Tại sao?

Khi bộ chứng từ làm ra bị từ chối thanh toán vì những sai sót, bất hợp lệ, người bán có những cách giải quyết nào?

Bạn là người bán, có khi nào bạn tự gửi trực tiếp bộ chứng từ cho ngân hàng Mở không? Tại sao?

Bill of Exchange là gì? Mục đích là để làm gì?

Bạn biết lập một Hối phiếu không? Hối phiếu dùng cho thanh toán L/C thì làm ra thế nào? Hối phiếu dùng cho thanh toán L/C thì làm ra thế nào?

Hối phiếu dùng cho trả ngay thì làm ra thế nào? Hối phiếu dùng cho trả chậm thì làm ra thế nào?

Mỗi lần làm ra thì làm bao nhiêu hối phiếu? Chiết khấu hối phiếu là gì? Nhầm mục đích gì?

Nhờ thu có an toàn cho hai bên mua bán trong mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu không? Vì sao?

Vì sao nhờ thu trả chậm hay L/C trả chậm thì lại đi kèm hối phiếu?

Người ta nói rằng nên kết hợp ít nhất 2 phương thức thanh toán với nhau? Vì sao đúng và vì sao sai? Khi nào nên áp dụng?

CAD là gì? Quy trình thanh toán?

Người ta nói Ghi sổ thực chất là TT trả chậm, đúng hay sai?

Bạn cần cung cấp chứng từ gì để các bạn ở phòng thủ tục xuất nhập khẩu/hoặc công ty dịch vụ logistics có thể khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu?

Nếu hải quan báo Luồng đỏ thì bạn không được bấm seal hãng tàu vào cửa container. Vì sao?

Bạn cần cung cấp chứng từ gì để các bạn ở phòng thủ tục xuất nhập khẩu/hoặc công ty dịch vụ logistics có thể làm C/O cho lô hàng xuất khẩu.

Tại sao bạn phải gửi chứng từ nháp, nhất là B/L nháp cho khách xem trước khi phát hành bản gốc?

Làm sao lấy được B/L gốc từ hãng tàu?

Khi nào bạn gửi chứng từ gốc bản cứng cho khách trong mua bán hàng hóa quốc tế?

Bạn có lưu ý gì khi gửi chứng từ gốc không?

Bạn biết kiểm tra xem lô hàng đang ở đâu trên đường vận chuyển không? Bạn biết track and trace lô hàng không?

Khi hàng đến cảng đến, người mua yêu cầu bạn thả hàng ra hoặc gửi chứng từ gốc cho khách thì bạn nên làm gì trước hết?

Nếu khách khiếu nại về lô hàng về số lượng chất lượng thì trình tự các bước xử lý của bạn sẽ là gì?

Bạn hãy viết thử một email để trả lời khiếu nại của khách cho những khiếu nại như sau?

Trong trường hợp thanh toán trả chậm, đáo hạn thanh toán rồi mà khách không trả, bạn phải làm thế nào?

(còn tiếp...)

Trên đây là những câu hỏi rất phổ biến liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường phỏng vấn ứng viên. Chúc các bạn tham khảo và sử dụng hiệu quả và trúng tuyển vào các vị trí hấp dẫn trong ngành.