Skills required for a Purchasing Executive

TABLE OF CONTENTS

Những năm gần đây, Việt Nam liên tục nằm trong nhóm nền kinh tế có tốc tộ tăng trưởng cao nhất khu vực và châu Á, hội nhập ngày càng sâu hơn vào nên kinh tế thế giới. Để phục phụ cho yêu cầu tăng trưởng nói chung và hoạt động sản xuất - uất khẩu nói riêng, đồng thời phục vụ cho việc nâng đời sống tiêu dùng của người dân, hoạt động nhập khẩu của nước ta đã diễn ra vô cùng sôi nổi với mặt hàng nhập khẩu vô cùng phong phú, đa dạng.

Trên thực tế đó, các doanh nghiệp cũng thường xuyên tuyển dụng Nhân viên thu mua hàng nhập khẩu (Purchasing Staff) để thực hiện tốt công tác thu mua hàng nước ngoài, qua đó, tạo cơ hội ứng tuyển cho rất nhiều ứng viên yêu thích lĩnh vực nhập khẩu.

Để đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp về mặt chuyên môn, ứng viên cần hiểu rõ các công việc trong vị trí này để ứng tuyển hiệu quả. Theo đó, nhân viên thu mua hàng nhập khẩu thường phải có kiến thức, kỹ năng và trực tiếp đảm nhiệm các công việc chi tiết sau đây:

1. Soạn đơn đặt hàng, soạn hợp đồng, duyệt mẫu hàng, thanh toán trả trước, mở LC

Thực hành soạn một Đơn đặt hàng;
Thực hành soạn thảo hợp đồng ngoại thương sau khi chốt đơn hàng;
Thực hành kiểm tra và tu chỉnh một hợp đồng ngoại thương do đối tác soạn;
Thực hành viết một email giải thích việc chậm thanh toán từ khách hàng (chậm mở L/C, chậm chuyển tiền T/T advanced…);
Thực hành lập một Yêu cầu/Đề nghị mở L/C đến ngân hàng;
Thực hành kiểm tra nội dung một L/C.

Các vấn đề về mẫu hàng

Thực hành viết một email trao đổi với người bán về mẫu mã. Hối thúc gửi mẫu
Thực hành lập file theo dõi mẫu;

2. Theo dõi Booking Note, mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)

Email book containers.
Kiểm tra booking note và deal với hãng tàu chỉnh sửa booking note.
Soạn và gửi S/I cho người bán;
Lập file Ghi nhận và Theo dõi công nợ cước với forwarder/hãng tàu.
Email mua bảo hiểm cho lô hàng;
Kiểm tra chứng thư bảo hiểm;
Chuẩn bị bộ hồ sơ đòi bảo hiểm bồi thường;
Ghi nhận và theo dõi công nợ với công ty bảo hiểm (nếu có).
Gửi yêu cầu về markca và theo dõi duyệt bao bì từ người bán hoặc triển khai việc gửi bao bì cho người bán.

3. Xử lý tình huống và công việc phát sinh trước, trong và sau đóng hàng

Email giải quyết các tình huống phát sinh từ phía người bán về chất lượng hàng trước và trong và sau khi đóng hàng: liên quan đến trucking lấy rỗng, chất lượng hàng, bao bì không đạt…
Kiểm tra Báo cáo đóng hàng/Báo cáo kiểm hàng do người bán soạn;
Email giải thích việc chậm thanh toán trước giao hàng (nếu có);
Kiểm tra và xác nhận B/L nháp;
Kiểm tra bộ chứng từ nháp do người bán gửi;
Trace and track để biết hành trình lô hàng sau khi gửi;
Email giải thích việc chậm thanh toán trước khi người bán giải phóng hàng/gửi bộ chứng từ (nếu có);

4. Các công việc khi hàng đến cảng đích và các công việc khác

Kiểm tra N/A;
Email yêu cầu giải phóng hàng Release hàng nếu dùng B/L surrendered (hoặc SWB);
Email hối thúc người bán gửi chứng từ gốc;
Theo dõi công nợ trả sau (nếu có)
Phối hợp với phòng XNK hoặc Dịch vụ thuê ngoài để làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Theo dõi/kiểm soát freetime đầu đến. Kiểm tra chất lượng hàng về.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Phối hợp công việc với bộ phận kinh doanh nội địa hoặc bộ phận sản xuất.

Các công việc khác:

Sắp xếp nhà cung cấp ghé thăm văn phòng, làm các file báo cáo công việc/báo cáo doanh số…
Lập và cập nhập một file quản lý chung các đơn hàng từ lúc đặt hàng đến lúc kết thúc thanh toán.
Lập và cập nhật một file theo dõi công nợ.

5. Lập bộ chứng theo từng phương thức thanh toán

Kiểm tra hối phiếu theo phương thức nhờ thu, L/C:
Kiểm tra Invoice, Packing List chuẩn mực;
Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ do bên thứ 3 cấp như: B/L, C/O, C/Q, C/I…
Chỉnh sửa các chứng từ trong buôn bán ba bên: INV, P/L, SWITCH B/L, C/O...

Trên đây là những chia sẻ của SIMEX về các công việc cụ thể của nhân viên thu mua hàng hóa nhập khẩu. Bạn đọc có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về ngành nghề cũng như dùng để chuẩn bị CV hoặc phỏng vấn cho công việc này.

Để hiểu rõ hơn về công việc đặc thù và chi tiết của các vị trí công việc khác như Nhân viên kinh doanh hàng hóa quốc tế, Nhân viên triển khai đơn hàng xuất khẩu, Nhân viên Kinh doanh cước quốc tế, Nhân viên chứng từ và thủ tục hải quan..., bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết của SIMEX tại đây.

SIMEX là trung tâm hàng đầu Việt Nam hiện nay trong cung cấp các khóa đào tạo chuyên sâu cho chuyên viên ngành ngoại thương. Mọi chi tiết về khóa học, giảng viên và lịch khai giảng, bạn đọc có thể tham khảo tại www.xuatnhapkhausaigon.vn hoặc Hotline 0327 567 988.