Booking Note - Booking Confirmation

Sau khi người thuê tàu và hãng tàu/FWD đạt được thoả thuận về giá cước, hãng tàu sẽ gửi xác nhận rằng người thuê tàu đã book được/giữ được chỗ trên tàu/giữ được containers để chở hàng. Một xác nhận như vậy gọi là Booking hay Booking Confirmation hay Booking Note. Vậy Booking có thể được phát hành bởi Hãng tàu hoặc bởi FWD tùy chúng ta book cước với ai.

MỤC LỤC

1. Booking là gì

nghiep vu xuat nhap khau Booking Note - Booking Confirmation

Ảnh: Một Booking của hãng tàu Evergreen

2. Khi nào lấy booking từ hãng tàu? Hãng tàu phát hành booking ra sao?

Việc có được booking trong tay chứng tỏ người thuê tàu đã nhận được xác nhận giữ chỗ trên tàu từ phía hãng tàu. Do vậy, càng lấy được booking sớm, thì chủ hàng càng yên tâm. Quyết định lấy booking sớm muộn lúc nào (dĩ nhiên là sau khi chốt cước, và trước ngày ETD) hoàn toàn là do chủ hàng quyết định.

Chủ hàng (người xuất khẩu) phải căn cứ vào tình hình/ngày hàng hóa sản xuất xong, cách thức/yêu cầu vận chuyển của người chuyên chở nội địa, thời gian cut-off CY, địa điểm lấy container rỗng và địa điểm trả container hàng ở CY để quyết định khi nào lấy booking là hợp lý (vì có booking mới lấy container rỗng về kho đóng hàng được). Bất cứ khi nào chủ hàng quyết định lấy booking thì liên hệ với hãng tàu/FWD để họ phát hàng booking.

Ngày nay, đa số các hãng tàu sẽ phát hành booing qua hệ thống điện tử. Chủ hàng thường phải tự submit/điền thông tin lô hàng lên hệ thống của hãng tàu (hoặc nhờ FWD làm việc này), trong vòng 1 giờ đến 2 giờ sau đó, hãng tàu sẽ phát hành booking cho chủ hàng.

Booking Cofirmation có phải một Hợp đồng thuê tàu, ràng buộc trách nhiệm thuê và cho thuê tàu giữa hai bên không? Câu trả lời là KHÔNG! Thậm chí, như đã biết, vận đơn cũng không phải là một hợp đồng thuê tàu hoàn chỉnh (trong phương thức thuê tàu Liner). Cụ thể:

Người thuê tàu có quyền hủy Booking mà không cần phải chịu trách nhiệm và chi phí nào với hãng tàu. Vì rất nhiều lý do như: đỗ vỡ hợp đồng với đối tác, bất khả kháng, người bán sản xuất hàng chưa xong, người mua chưa có tiền mua hàng...
Hãng tàu có quyền hủy Booking mà không cần phải chịu trách nhiệm và chi phí nào với người thuê tàu. Vì rất nhiều lý do: tàu quá tải trọng, quá mớn nước, tàu không thể khởi hành… hay đơn giản là vì… không muốn chở! Mà trường hợp thường xảy ra nhất là hãng tàu thường trì hoãn/delay sang chuyến sau. Dù là gì đi nữa, rõ ràng, hành động này của hãng tàu gây rất nhiều khó khăn, thậm chí thiệt hại cho người thuê tàu. Nhằm giảm thiểu tình huống này, người viết khuyên các chủ hàng nên làm việc với FWD làm trung gian book cước tàu, để: (1) khi hãng tàu này hủy booking hoặc delay chuyến quá lâu, FWD có thể giúp chủ hàng chủ động tìm kiếm hãng tàu khác với lịch trình tương tự; (2) quy trách nhiệm cho FWD và đòi đền bù thiệt hại (nếu có) dễ dàng hơn, vì hãng tàu rất độc quyền và có sức mạnh, ít khi nào họ chi trả cho những khiếu nại của chủ hàng vì trễ chuyến/hủy chuyến.

3. Kiểm tra nội dung Booking

Khi nhận được một Booking Note, người thuê tàu phải kiểm tra các nội dung quan trọng sau đây, xem có đúng như những yêu cầu ban đầu của người book tàu hay chưa:

Tên người đặt booking: tên người mua cước
Số lượng containers, loại containers
Ngày tàu chạy, Ngày tàu đến
Tên tàu, số chuyến: Nếu có tàu chuyển tải phải ghi rõ
Cảng đi
Cảng đến
Thời gian cut-off: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft B/L, cut-off CY
Nơi lấy containers rỗng: bãi CY, CFS hay Depot hay ICD hay cảng nào?
Nơi hạ containers hàng: bãi CY, CFS hay Depot hay ICD hay cảng nào?
Giới hạn tải trọng gross weight của hàng = net weight của container. (tùy từng hãng tàu, từng thị trường nước nhập, có thể yêu cầu khác nhau. Chủ hàng phải nắm rõ việc này, nếu không có khả năng bị phạt hoặc hãng tàu từ chối vận chuyển).
Những yêu cầu đặc biệt của hàng tàu về việc đóng hàng.

4. Các loại Cut-off (Closing time) trên booking

Cut-off hay Closing time hay Deadtime hay Lead time, là hạn cuối mà người thuê tàu phải hoàn thành những công việc hoặc submit những thông tin, chứng từ cần thiết cho hãng tàu trước khi tàu chạy. Hạn cuối này thường là chính xác theo giờ và ngày. Trên một booking thường có đề cập những cut-off sau đây: cut-off S/I, cut-off VGM, cut-off draft B/L, cut-off CY. Các hãng tàu chu đáo thì sẽ đề cập trên booking hoặc dặn dò đầy đủ những cut-off này. Nếu hãng tàu nào thiếu sót, thì ít nhất họ sẽ đề cập đế cut-off quan trọng nhất lên booking, đó chính là cut-off CY. Vậy những cut-off còn lại nếu không xuất hiện trên booking, thì chủ hàng phải hỏi trực tiếp hãng tàu hoặc FWD được thuê để book cước.

Cut-off S/I

S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) B/L, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành B/L cho shipper. Vậy hạn cuối mà shipper phải gửi cho hãng tàu chính là cut-off S/I. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm B/L, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”. Chi tiết của việc chuẩn bị và submit S/I cho hãng tàu xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau. Hạn cuối này, thông thường là 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày ETD, có khi hãng tàu đòi shipper gửi S/I, thậm chí trước ETD 1 tuần.

Cut-off VGM

Cut-off VGM mà thời hạn cuối cùng mà người XK phải gửi Phiếu cân containers về cho hãng tàu. Nếu không gửi cho hãng tàu kịp hạn cuối này, hãng tàu không kịp làm B/L, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”. Chi tiết của việc chuẩn bị và submit VGM cho hãng tàu, xem ở phần công việc được trình bày ở những phần sau.

Cut-off Doc hay Cut-off draft B/L

Cut-off Doc là hạn cuối mà người shipper phải xác nhận nội dung của B/L nháp với hãng tàu. Nếu shipper quên xác nhận, hoặc xác nhận trễ, hãng tàu sẽ dùng chính nội dung S/I mà shipper đã gửi để ra vận đơn gốc. Những khiếu nại, điều chỉnh, sửa đổi về sau của shipper về nội dung của vận đơn sẽ bị tính phí.

Cut-off C/Y hay Cut-off bãi

Cut-off C/Y (container yard – bãi container ở cảng hạ container hàng) là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải giao hàng đến nơi hạ containers hàng quy định (xe đầu kéo đã qua khu vực bấm giờ của bãi/cảng) VÀ nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan phải hoàn thành khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất đó là “Vào sổ tàu”. Nếu không kịp hoàn thành một trong hai công việc này trước cut-off C/Y, lô hàng sẽ ở lại, gọi là “rớt hàng, rớt tàu hay rớt cont”.

5. Deal với hãng tàu/FWD về những thông tin bất lợi trên booking

Nếu nội dung của booking hoàn toàn đúng với những mong muốn ban đầu của người thuê tàu khi book tàu, chủ hàng sẽ không ý kiến gì thêm, và chỉ cần tiến hành các công việc trước khi tàu chạy. Nếu phát hiện sai sót, thì yêu cầu hãng tàu điều chỉnh lại booking.

Nếu nội dung booking đã đúng, nhưng có những mục gây bất lợi cho chủ hàng (nhất là shipper) thì chủ hàng phải chủ động thương thảo với hãng tàu/FWD ngay từ thời điểm này để chỉnh sửa booking. Dĩ nhiên, việc thương thảo thông qua FWD sẽ thuận lợi hơn rất nhiều so với thương thảo trực tiếp với hãng tàu. Những mục quan trọng cần xem xét thương thảo là:

Nới rộng, gia hạn (extend) cut-off C/Y

Vì sao cần xin gia hạn thêm hạn cuối cut-off C/Y mà không xin gia hạn các cut-off khác. Trả lời: các cut-off khác thường đơn giản và chủ hàng shipper có thể dễ dàng hoàn thành, trong khi đó cut-off C/Y là khó hoàn thành nhất vì phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan trong công việc.

Việc shipper có chở hàng ra C/Y để kịp hạ trước cut-off hay không phụ thuộc vào hai việc: hàng ở xưởng đã sẵn sàng để đóng chưa – tức sản xuất đã xong chưa; và hãng xe đầu xéo container có kịp chở cont hàng ra cảng sau khi đã đóng hàng xong hay không?

Vậy khi nhìn thấy một thời hạn cut-off C/Y mà hãng tàu ghi trên booking, nếu thấy quá gấp, thì chủ hàng phải điều chỉnh sản xuất hoặc làm việc với nhà xe để xem họ có rút ngắn được thời gian vận chuyển hàng hay không. Nếu cả hai việc này thất bại, thì chủ hàng sẽ xin gia hạn thêm thời gian cut-off.

Vì sao phải xin lúc này, ngay khi có booking mà không đợi đến lúc phát sinh trễ mới xin? Vì đa số các hãng tàu và/hoặc cảng bốc hàng sẽ không hỗ trợ việc đợi chờ container hàng đến muộn. Việc xin cut-off lúc này rất khó khăn. Khả năng cao là cont hàng sẽ bị rớt lại. Khi xin sớm, hãng tàu và cảng cũng chủ động được công việc bốc xếp và vận chuyển của họ.

Thay đổi địa điểm lấy container rỗng

Một số trường hợp, hãng tàu bố trí bãi cảng/ICD lấy rỗng rất xa nhà xưởng của chủ hàng, gây phát sinh chi phí lớn cho chủ hàng. Nếu chủ hàng biết được (hoặc thông qua FWD để biết) rằng hãng tàu đặt để cont rỗng ở những bãi khác gần chủ hàng hơn, thì chủ hàng nên chủ động xin hãng tàu đổi nơi lấy cont rỗng. Việc này sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vận chuyển nội địa cho chủ hàng.

Vì sao phải báo sớm cho hãng tàu về việc muốn đổi bãi lấy cont rỗng ngay từ thời điểm nhận được booking? Vì nếu sau khi đã bố trí, chỉ định bãi lấy rỗng (Export positioning/Pickup) trên Booking/Lệnh cấp cont chính thức, hãng tàu sẽ khó có thể thay đổi được địa điểm này.

Deal free time hai đầu với hãng tàu

Vấn đề free time đã được trao đổi giữa người thuê tàu và hãng tàu từ lúc chào cước/deal cước. Đến khi có booking, chủ hàng nên nhắc lại một lần nữa. Trên Booking, một số hãng tàu có đề rõ free time đầu cảng xuất/cảng nhập nhưng một số hãng thì không. Do vậy, người thuê tàu phải yêu cầu hãng tàu/nhân viên bán cước xác nhận bằng email nếu không ghi trên booking. Đây là lưu ý đặc biệt quan trọng, vì nếu người thuê tàu không đề cập, hãng tàu hiển nhiên áp dụng theo quy định/tập quán của họ, mà không cần thông báo cho người thuê tàu biết.

6. Gửi booking này để báo cho đối tác biết

Khi người bán thuê tàu, hãng tàu/FWD sẽ phát hành booking cho người bán. Sau khi người bán có booking, người bán phải email (kèm file scan của booking) để báo cho người mua biết rằng người bán đã book được tàu rồi, để người mua yên tâm.
Khi người mua thuê tàu, người mua sẽ làm việc - gửi thông tin lô hàng cần book tàu đến hãng tàu/FWD đầu người mua, hãng tàu/FWD đầu đến sẽ làm việc với hãng tàu/FWD đầu đi, và hãng tàu/FWD đầu đi sẽ phát hành booking đến cho người bán. Nhận được booking rồi, người bán phải báo cho người mua, để người mua yên tâm.

Bài viết độc quyền của tác giả: Ths. Lê Sài Gòn - Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Tư vấn Xuất Nhập khẩu Sài Gòn - SIMEX

Mọi chi tiết về Khóa học, Giảng viên và Lịch khai giảng, vui lòng tham khảo tại www.simex.edu.vn hoặc Hotline 0327567988 để được tư vấn Chuyên môn và tư vấn Khóa học xuất nhập khẩu miễn phí.