Chuẩn bị các chứng từ và cách xử lý các cut-off time (Closing time)

Trong vòng 1 đến 5 ngày trước ngày ETD, sẽ xuất hiện hàng loạt các cut-off. Người xuất khẩu phải theo dõi sát sao các thời hạn này, cũng như chuẩn bị các công việc để không bị trễ hạn làm việc với hãng tàu. Dưới đây là cách chuẩn bị và thực hiện các công việc như vậy.

MỤC LỤC

cách xử lý các cut-off time (Closing time)

1. Chuẩn bị S/I và Submit S/I trước cut-off S/I

S/I hay Shipping Instruction hay Details of Bill of Lading hay Chi tiết (làm) B/L, chính là nội dung mà shipper phải gửi cho hãng tàu để hãng tàu dựa vào đó để phát hành B/L (trước hết là B/L nháp) cho shipper. Nếu không có S/I, hãng tàu không thể phát hành B/L, lô hàng không thể được chở đi.

Nội dung của một S/I - Cách soạn ra S/I

Hiểu nôm na, nội dung của S/I chính là nội dung của một Vận đơn, tuy nhiên S/I có phần ngắn gọn hơn.

Dù là dưới hình thức một bản word, excel hay vài dòng thông tin ghi trên email đi chăng nữa, một S/I cũng ít nhất phải đảm bảo những nội dung như sau:

- Tên Shipper

Người xuất khẩu dùng chính thông tin của mình để điền vào đây. Gồm 04 ý: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax;

- Tên Consignee và tên Notifying Part

Chỉ có người mua mới biết ai sẽ là là Consignee và ai sẽ là Notifying Party khi hàng đến, nên để điền được ô này, người XK phải hỏi người NK. Gồm 04 ý: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax của Consignee và Notifying Party. Đây là một bước nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Vì nếu người NK cung cấp không chính xác tên của Consignee và Notifying party thì sẽ không thể lấy được hàng. Do vậy, người XK không được tuỳ tiện lấy thông tin của người NK trên hợp đồng mua bán và hiểu đó là thông tin của Consignee, vì có thể người NK muốn bán lô hàng này cho một bên khác, thì người nhận hàng sẽ không phải là người NK. (và còn nhiều trường hợp khác nữa, Consignee không phải là người NK). Tóm lại, chỉ người NK mới biết chính xác ai là Consignee, do vậy, người XK phải làm theo hướng dẫn gửi hàng của người NK.

- Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến: lấy từ Booking Note.

- Số container, số seal: Nguyên tắc là khi tài xế chở cont rỗng về đến kho rồi mới thấy được số cont trên cánh cửa cont. Tuy nhiên, chủ hàng có thể liên hệ với tài xế/nhà xe đầu kéo để họ gửi cho mình, vì họ chính là người đầu tiên nhận cont và seal từ hãng tàu. Cách lấy cont, seal ngẫu nhiên hay định danh đọc thêm ở phần Lấy container Rỗng. Nếu hãng lẻ LCL, thì không có số cont, số seal, mà thay vào đó chủ hàng sẽ gửi “shipping mark” cho FWD, đó là vài dòng thông tin ngắn gọn, gồm: Tên hàng Commodity name, Quy cách Specfication, Số hợp đồng Contract No./Số đơn hàng Order No., Ngày sản xuất Production date, Xuất xứ Origin...).

- Số lượng container, loại cont.

- Mô tả hàng hóa – HS code

- Số trọng lượng NET, trọng lượng GROSS và số KHỐI

- Ngày tàu chạy: ETD date

- Đồng thời người chủ hàng cũng đề cập với hãng tàu/FWD loại B/L mà hãng tàu sẽ phát hành (B/L gốc hay Surrendered hay SWB)

➔ Thực chất, nội dung của một S/I rất giống với nội dung của một Packing List. Do vậy, một số chủ hàng xuất khẩu sẽ soạn thảo Packing List trước. Sau đó, họ đổi tên file Packing List thành Shipping Instruction – S/I rồi gửi cho hãng tàu.

2. Chuẩn bị VGM và Submit VGM trước cut-off VGM

Chủ hàng xuất khẩu phải chuẩn bị một bản VGM và gửi/submit file mềm VGM cho hãng tàu trước cut-off VGM. Đồng thời phải chuẩn bị và đưa file cứng (Có dấu mộc công ty) cho tài xế khi họ chở cont hàng ra cảng. Hai file này giống nhau về mặt nội dung và hình thức.

Mẫu phiếu VGM

Mẫu phiếu VGM

Cách khai báo một bản VGM (file cứng và file mềm như nhau)

- Khối lượng sử dụng lớn nhất = Max gross weight (kg) = ghi trên cánh cửa container

- Xác nhận khối lượng toàn bộ của container = Verified gross mass of a packed container (kg) = Khối lượng gross weight THỰC TẾ của hàng (Net weight của hàng + bao bì + pallets…) + Tare weight (vỏ) của container.

- Khối lượng vỏ cont ghi trên cửa cont.

- Để dễ nhớ: vỏ cont 20’ thường nặng tầm 2.2 tấn, vỏ cont 40’ thường nặng 4.4 tấn, tùy hãng tàu.

- Đơn vị cân có thể là chủ hàng hoặc đơn vị kiểm định.

- Phương pháp cân 1 là phương pháp cân thực tế tổng trọng lượng của cả cont

- Phương pháp cân 2 là cộng gộp tất cả các phần trọng lượng nhỏ lại với nhau. Doanh nghiệp thường dùng cách 2.

Vậy VGM là gì?

Tháng 5/2014, Tổ chức Hàng Hải quốc tế (IMO), Ủy ban an toàn Hàng Hải (MSC) đã phê duyệt điều luật An Toàn Sinh Mạng Trên Biển (Safety of Life at Sea – SOLAS) trong đó yêu cầu chủ hàng phải khai báo và xác minh trọng lượng của container, đặc biệt là hàng nguy hiểm và hàng là chất rắn. Chủ hàng phải xác minh trọng lượng của container trước khi chất hàng lên tàu. Điều luật này bắt buộc sẽ được áp dụng từ 1/7/2016 cho tất cả các nước thành viên gồm có Việt Nam

Vậy VGM là gì? VGM là Khối lượng toàn bộ container được xác minh (Verified gross mass – VGM) là trọng lượng của một container đã chất hàng có thể được chứng minh. Trọng lượng này là tổng trọng lượng của toàn bộ hàng hoá, bao bì cộng khối lượng của pallet, các dụng cụ đóng gói, giữ an toàn cho hàng và trọng lượng của cont rỗng. Tóm lại, VGM là tổng trọng lượng sẽ được đưa lên tàu.

Có hai cách tính VGM theo quy chuẩn của luật SOLAS:

Cách 1: Cân trọng lượng thực tế toàn bộ container - Weighing of a packed/sealed container

Chủ hàng, hoặc bên thứ ba được uỷ quyền bởi chủ hàng, cân toàn bộ container sau khi đã chất hàng và kẹp chì.

Cách 2: Tính tổng theo cách cộng từng phần trọng lượng của container - Weighing of all packed cargos plus packing material and Tare Weight

Chủ hàng, hoặc bên thứ ba được uỷ quyền bởi chủ hàng, tính tổng trọng lượng của toàn bộ bao bì, hàng hoá (bao gồm cả khối lượng của pallet, đồ đạc, các dụng cụ đóng gói và đảm bảo an toàn) và trọng lượng của cont rỗng.

Các phương pháp được sử dụng để cân nội dung của container là phải được chứng nhận và phê duyệt theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền của nhà nước trong đó các container đã được đóng gói, niêm chì.

IMO không quy định một quy cách đo lường cụ thể nào. Tuy nhiên, bất kì loại cân, cầu cân, thiết bị nâng hoặc các thiết bị khác sử dụng để xác minh các khối lượng toàn bộ của một container phải đáp ứng các tiêu chuẩn chính xác được áp dụng và các yêu cầu của nhà nước hoặc quốc gia mà các thiết bị được sử dụng. Ở Việt Nam, chấp nhận cả hai phương pháp cân.

Các tài liệu khai báo VGM, bao gồm chức năng EDIFACT, phải có chữ ký của người có thẩm quyền bởi người gửi hàng hoặc đại diện có thẩm quyền của các công ty giao nhận khi phát hành vận đơn hàng hóa riêng của mình. Chữ ký này có thể là một chữ ký điện tử hoặc có thể được thay thế bằng tên bằng chữ in hoa của người được ủy quyền ký. Trong trường hợp các NVOCC xuất hiện như người gửi hàng trên tàu biển B/L, NVOCC sẽ muốn xem xét các tiêu chuẩn "vận đơn back to back".

Chủ hàng có trách nhiệm phải khai báo xác minh tổng khối lượng của container đồng thời đảm bảo VGM đã được gửi đến hãng tàu và đại diện thiết bị đầu cuối. Chủ hàng cung cấp thông tin VGM như một phần của chứng từ vận tải (Booking, Shipping Instruction hoặc Octlaraction) thông qua kênh điện tử hoặc kênh thông tin chủ hàng đang sử dụng để gửi đến hãng tàu.

Những thông tin cần cung cấp trong khai báo VGM

Thông tin bắt buộc khai báo VGM

- Ocean Carrier Booking Number / Số Booking vận tải biển của hãng tàu

- Container Number / Số container

- Verified Weight / Trọng lượng xác minh

- Unit of Measurement / Đơn đo lường

- Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading) / Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL)

- Authorized Person / Người được uỷ quyền

Có thể bổ sung thêm các thông tin khác nhưng không bắt buộc:

- Weighing Date / Ngày cân

- Shipper’s Internal Reference / Số kiểm soát nội bộ của chủ hàng

- Weighing Method / Cách tính VGM

- Ordering Party / Bên mua

- Weighing Facility / Dụng cụ cân

- Country of Method 2 / Nước (trong trường hợp dùng cách 2)

- Documentation Holding Party / Bên giữ chứng từ

Vé cân có cần phải nộp kèm khai báo VGM?

Vé cân hay chứng từ tương tự không bị bắt buột khai báo kèm với khai báo VGM.

Khi nào cần khai báo VGM?

Quy định SOLAS không có hạn chót nộp khai báo cụ thể.

Tuy nhiên, chủ hàng nên nộp khai báo VGM trước khi tàu đến cảng bốc (Port of Loading) và đủ sớm để hãng tàu căn cứ vào khai báo VGM để sắp xếp cont lên tàu. Nhiều hạn tàu đều quy định rõ VGM cut-off time trong booking.

Các hậu quả và hình phạt trong trường hợp không khai báo VGM trước khi đến cảng xuất phát.

Điều luật quy định rõ container không có số VGM tại cảng xuất phát sẽ không được đưa lên tàu cho đến khi số VGM được khai. Chủ hàng sẽ chịu trách nhiệm cho bất kì các chi phí phát sinh (chi phí cân cont, đóng gọi lại, lưu kho, lưu cont., quản lý, v.v.). Hiện tại hầu hết các nước thành viên đều không quy định khoản tiền phạt cố định vì các chi phí phát sinh do trễ tàu có thể vượt quá bất kỳ hình phạt chính thức đã đánh giá.

Khai báo VGM có cho một biên độ sai sót (sai số) nào hay không?

Không có điều khoản trong quy định SOLAS cho bất kỳ sai số. Điều này có nghĩa là mỗi quốc gia thành viên IMO sẽ quyết định như thế nào các vấn đề phát sinh từ VGM. Một số quốc gia đã xuất bản hướng dẫn, bao gồm Anh và Canada. Ngưỡng thực thi cho cả hai nước là ± 5 phần trăm của VGM của container.

Đối với hàng lẻ (LCL) và hàng gom chung chủ (consolidation) thì như thế nào?

Hàng LCL và Consol cũng sẽ phải khai báo VGM. Nghĩa vụ khai báo VGM là của chủ hàng. Trong trường hợp hàng Consol, chủ hàng là “Master” Freight forwarder.

Thực hiện việc cân container ở đâu? Ai cân? Khi nào phải khai báo? Khai báo cho ai?

3. Kiểm tra và xác nhận B/L nháp trước Cut-off Doc (Cut-off Draft B/L)

Khi tiếp nhận S/I từ người xuất khẩu, hàng tàu sẽ phát hành B/L nháp (có thể gửi trực tiếp qua vào của người XK hoặc người XK phải download từ hệ thống của hãng tàu thông qua tài khoản đã đăng ký với hãng tàu).

Khi có B/L nháp này, người XK sẽ kiểm tra nội dung B/L nháp có giống như S/I ban đầu hay không. Đồng thời, người XK phải gửi B/L này cho người NK kiểm tra và xác nhận toàn bộ nội dung trên B/L nháp. Nếu người NK chưa xác nhận nội dung B/L phù hợp, thì người XK đừng xác nhận với hãng tàu, đặc biệt là trong trường hợp đây là lần giao dịch đầu tiên, khách hàng lạ, giá trị lô hàng lớn…

Trong trường hợp đây là hoạt động mua bán có tính chất lặp lại, quen thuộc, giao hàng từng phần theo hợp đồng lớn trong năm, thông tin hàng hóa và vận chuyển ít thay đổi, thì hai bên có thể bỏ qua bước xác nhận này của người NK. Tuy nhiên, hai bên cần thỏa thuận cụ thể ngay từ đầu, trách nhiệm thuộc về ai nếu có sau sót về B/L, nhất là ở phần Consignee. Tránh trường hợp, người NK vì tin tưởng người XK nên không kiểm tra B/L, giao hoàn toàn công việc kiểm tra cho người XK. Đến khi có sai sót trên B/L khiến cho hãng tàu không đồng ý thả hàng, thì người NK lại quy trách nhiệm và chi phí cho người XK.

Vậy, sau khi người XK kiểm tra nội dung của B/L và/hoặc người NK xác nhận nội dung B/L này phù hợp, người XK sẽ xác nhận với hãng tàu rằng: nội dung B/L nháp này đã đúng và phù hợp với S/I ban đầu.

Người XK phải xác nhận nội dung B/L nháp trước thời hạn cut-off B/L nháp, thường là 01 ngày trước ngày tàu chạy. Nếu người XK không xác nhận/hoặc không kịp xác nhận, hãng tàu hiển nhiên xem thông tin trên B/L nháp là thông tin chính xác cuối cùng. Bất kể yêu cầu tu chỉnh nào phát sinh sau ngày cut-off B/L nháp đều phát sinh chi phí, gọi là phí tu chỉnh B/L. Tùy vào mối quan hệ giữa chủ hàng xuất khẩu và hãng tàu, mức phí này sẽ cao thấp khác nhau, thậm chí, một số hãng tàu mới nổi, họ ưu đãi - không thu phí này (nhất là khi tàu chưa rời cảng).

4. Phối hợp với các bộ phận liên quan để chở cont hàng ra cảng trước Cut-off C/Y

- Phối hợp với bên cho thuê xe đầu kéo (ro-móoc) để lấy duyệt Lệnh cấp rỗng và chở container rỗng về kho - chở container hàng đến bãi C/Y của cảng kịp giờ cut-off;

- Phối hợp với xưởng sản xuất để chuẩn bị hàng và đóng hàng vào container;

- Phối hợp với bên kiểm định, hun trùng và các bên kiểm soát chất lượng hàng liên quan để đảm bảo hàng đúng số lượng chất lượng phải giao;

- Phối hợp với bộ phận làm thủ tục xuất nhập khẩu để khai thủ tục hải quan cho lô hàng.

➜ Phần này sẽ được trình bày chi tiết và rõ ràng hơn ở bài Nghiệp vụ giao nhận và làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu

5. Hãng tàu cấp B/L chính thức cho người Xuất khẩu

- Sau khi người xuất khẩu giao container hàng ra cảng/lên tàu, hãng tàu sẽ cấp B/L cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu có thể yêu cầu hãng tàu phát hành B/L gốc hay Surrendered B/L hay SWB (với mức phí khác nhau) tùy thuộc vào mục đích sử dụng của người xuất khẩu và yêu cầu của người nhập khẩu (hoặc ngân hàng mở L/C).

- Thời gian cấp B/L chính thức là ngay hoặc sau ngày tàu chạy 01 đến 02 ngày.

- Người xuất khẩu trực tiếp lên văn phòng hãng tàu đóng các khoản phí:

Phí phát hành B/L (tùy loại B/L nêu trên);
Cước phí chặng chính, local charge đầu đi, THC đầu đi và THC đầu dỡ (nếu có – tuỳ Điều kiện Incoterms).

- Nếu quy trình mua bán cước có sự xuất hiện của FWD thì người đóng các phí này là FWD (FWD sau đó thu lại người xuất khẩu trong giá cước). Nguyên tắc, hãng tàu chỉ giao B/L gốc cho shipper/người xuất khẩu. Tuy nhiên, do FWD có quan hệ mua bán cước với hãng tàu, nên hãng tàu sẽ giao B/L thông qua FWD chứ không giao trực tiếp cho người xuất khẩu. Khi đó, FWD muốn lấy B/L gốc giúp người xuất khẩu thì phải xuất trình cho hãng tàu: