Job Description for Contract Administrative Assistant

Nhân viên theo dõi đơn hàng xuất khẩu (Contract Administrative Assistant) là một trong những vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên kinh doanh trong việc triển khai đơn hàng quốc tế, làm việc trực tiếp với khách hàng và các bộ phận nội bộ có liên quan để thực hiện hợp đồng mua bán đã ký kết. Tại các công ty sản xuất xuất khẩu hoặc thương mại các ngành hàng nông sản, may mặc, thủy sản... xuất khẩu, nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này vô cùng lớn, tạo cơ hội ứng tuyển cho rất nhiều ứng viên yêu thích lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu.

Để đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp về mặt chuyên môn, ứng viên cần hiểu rõ các công việc trong vị trí này để ứng tuyển hiệu quả. Theo đó, một Mô tả công việc của nhân viên triển khai và theo dõi đơn hàng xuất khẩu thường bao gồm những chi tiết sau đây:

1. Kiểm tra đơn đặt hàng, soạn hợp đồng, chuẩn bị mẫu hàng, kiểm tra việc thanh toán trả trước từ khách hàng

• Kiểm tra một Đơn đặt hàng và xác nhận bán hàng;
• Soạn thảo hợp đồng ngoại thương sau khi chốt đơn hàng;
• Kiểm tra và tu chỉnh một hợp đồng ngoại thương do đối tác soạn;
• Viết email đốc thúc việc thanh toán từ khách hàng (mở L/C, T/T advanced…)

Các vấn đề về mẫu hàng:

• Email trao đổi với khách hàng về mẫu mã;
• Hối thúc duyệt mẫu;
• Khai AWB qua phần mềm của Fedex, DHL… để gửi mẫu;
• Email làm việc/xác nhận làm mẫu với nhà máy;
• Lập file theo dõi mẫu;

2. Theo dõi Booking Note, mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có), làm việc với các bên liên quan trước đóng hàng

Theo dõi Booking Note

• Thực hành viết một email book containers.
• Thực hành kiểm tra một booking note và deal với hãng tàu chỉnh sửa booking note.
• Thực hành viết một email yêu cầu người mua gửi S/I, kiểm tra S/I;
• Thực hành lập file Ghi nhận và Theo dõi công nợ cước với forwarder/hãng tàu.

Mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu có):

• Thực hành viết một email mua bảo hiểm cho lô hàng;
• Thực hành kiểm tra một chứng thư bảo hiểm;
• Thực hành chuẩn bị một bộ hồ sơ giúp người mua đòi bảo hiểm bồi thường;

Làm việc với nhà máy, công ty kiểm định, công ty hun trùng, trucking để triển khai làm hàng và đóng hàng.

• Thực hành soạn một Lệnh Xản Xuất/Lệnh Xuất Kho
• Thực hành soạn Yêu cầu mua nguyên phụ liệu, bao bì. Phối hợp với các bên liên quan theo dõi bao bì, nguyên liệu về. Gửi và theo dõi duyệt bao bì với khách hàng.
• Thực hành viết email lên lịch kiểm hàng, book lịch kiểm hàng với bên kiểm định và nhà máy;
• Thực hành viết email lên lịch hun trùng, book lịch hun trùng với công ty hun trùng và nhà máy.
• Thực hành viết email liên hệ đặt xe đầu kéo/xe tải từ hãng trucking;

3. Xử lý tình huống và công việc phát sinh trước, trong và sau đóng hàng

• Email giải quyết các tình huống phát sinh về chất lượng hàng trước và trong và sau khi đóng hàng: liên quan đến trucking lấy rỗng, chất lượng hàng, bao bì không đạt…
• Lập báo cáo đóng hàng/Báo cáo kiểm hàng gửi khách;
• Email đôn đốc thanh toán trước giao hàng (nếu có);
• Soạn, gửi chi tiết B/L, khai VGM cho hãng tàu;
• Kiểm tra B/L draft và các bước xác nhận B/L từ các bên; Chuẩn bị đầy đủ, kiểm tra và gửi chứng từ nháp cho khách hàng
• Soạn Uỷ quyền cho đại lý FWD lấy B/L gốc;
• Trace and track để biết hành trình lô hàng sau khi gửi;
• Viết email hối thúc thanh toán trước khi giải phóng hàng/gửi bộ chứng từ (nếu có);
• Kiểm tra Uỷ nhiệm chi/Thông báo tiền về từ khách hàng.

4. Các công việc khi hàng đến cảng đích và các công việc khác

Các công việc khi hàng đến cảng đích

• Làm việc với các bên để Release hàng nếu dùng B/L surrendered hoặc SWB;
• Rà soát và gửi chứng từ gốc cho khách;
• Email giải quyết khiếu nại từ khách hàng liên quan đến chất lượng hàng;
• Theo dõi công nợ trả sau (nếu có).

Các công việc liên quan khác

• Hỗ trợ nhân viên sales sắp xếp khách thăm văn phòng, thăm nhà máy, làm các file báo cáo công việc/báo cáo doanh số…
• Lập và cập nhập một file quản lý chung các đơn hàng từ lúc tiếp nhận đặt hàng đến lúc kết thúc thanh toán.
• Lập và cập nhật một file theo dõi công nợ.

5. Lập bộ chứng theo từng phương thức thanh toán

• Lập một hối phiếu theo phương thức T/T, nhờ thu, L/C:
• Lập Invoice, Packing List chuẩn mực;
• Phối hợp thực hiện và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ do bên thứ 3 cấp như: B/L, C/O, C/Q, C/I…

Trên đây là những chia sẻ của SIMEX cho một Mô tả công việc điển hình của nhân viên theo dõi và triển khai đơn hàng xuất khẩu. Bạn đọc có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về ngành nghề cũng như dùng để chuẩn bị CV hoặc phỏng vấn cho công việc này.

Để hiểu rõ hơn về Mô tả công việc của các vị trí khác như Nhân viên kinh doanh hàng hóa quốc tế, Nhân viên Kinh doanh cước quốc tế, Nhân viên chứng từ và thủ tục hải quan..., bạn đọc có thể tham khảo thêm các bài viết của SIMEX tại đây.

SIMEX là trung tâm hàng đầu Việt Nam hiện nay trong cung cấp các khóa đào tạo chuyên sâu cho chuyên viên ngành ngoại thương. Mọi chi tiết về khóa học, giảng viên và lịch khai giảng, bạn đọc có thể tham khảo tại www.xuatnhapkhausaigon.vn hoặc Hotline 0327 567 988.