Mục đích, chi phí và cách sử dụng B/L gốc, Surrendered B/L và SWB

Thông thường, quy trình gửi hàng và phát hành B/L sẽ diễn ra như đã trình bày bên trên: Người XK giao hàng cho hãng tàu => Hãng tàu phát hành bộ B/L gốc đưa cho người XK => Người XK sẽ gửi B/L gốc này (cùng với bộ chứng từ của lô hàng) theo đường bay cho người NK => Người NK sẽ cầm vận đơn gốc lên Văn phòng của hãng tàu đó ở nước nhập khẩu để lấy Lệnh Giao hàng sau đó ra cảng làm thủ tục hải quan nhập khẩu và lấy hàng… Và do B/L gốc đi bằng đường air nên thường đến trước khi lô hàng đến.

MỤC LỤC

1. Surrendered Bill of Lading là gì?

Surrendered Bill of Lading - Vận đơn điện giao hàng - Vận đơn xuất trình

Nhưng nếu hành trình lô hàng trên biển là ngắn (ví dụ đi từ cảng HCMC qua Singapore mất chưa đến 02 ngày) trong khi người XK lại chuẩn bị chậm trễ chứng từ, hoặc B/L được phát hành chậm, dẫn tới việc hàng đến rồi trong khi người NK chưa nhận được chứng từ trong đó có B/L gốc để nhận hàng. Điều này khiến người NK phải gánh chịu chi phí DEMURAGE và DETENTION ở cảng đến do không thể lấy hàng sớm.

Từ thực tế phát sinh này, hai bên sẽ dùng một loại B/L có thể khắc phục tình huống kể trên. Đó là Surrendered B/L (hay Vận đơn Xuất trình).

Hiểu nôm na, đây là B/L có thể giúp người NK lấy hàng/hãng tàu thả hàng cho người NK mà không cần đợi B/L gốc.

Có 02 tình huống sử dụng Surrendered B/L mà người XK/người NK thực hiện:

1.1. Tình huống 1

Tình huống 1: Người NK không lường trước được việc người XK chậm chuẩn bị bộ chứng từ, chậm gửi bộ chứng từ (trong đó có B/L gốc).

Lúc này, hãng tàu đã ký phát B/L gốc cho người XK. (vì thường hãng tàu có B/L gốc rất nhanh, 01 ngày sau ngày tàu chạy là có B/L gốc). Người XK đang giữ B/L gốc và chưa gửi đi cho người NK do phải chờ các chứng từ khác của lô hàng.

Khi đó, người NK sẽ yêu cầu người XK hãy đề nghị hãng tàu “surrender” B/L gốc ấy.

Hãng tàu sẽ thực hiện nghiệp vụ Surrender bộ B/L gốc ấy và thả hàng ra cho người NK nhận hàng mà không cần đợi B/L mà người XK gửi qua.

Thấy rằng, người XK/NK sẽ phải trả hai lần lệ phí cho hãng tàu: Một lệ phí cho việc phát hành B/L gốc và một khoản lệ phí cho nghiệp vụ Surrender bộ B/L gốc này. Gây lãng phí.

Nếu người NK khó tính và tính toán chi li, họ có thể yêu cầu người XK phải trả phí này, vì người gây ra vấn đề từ đầu chính là người XK – chậm làm ra/gửi chứng từ đi. Một vài hãng tàu dễ chịu/có mối quan hệ tốt với chủ hàng, chỉ thu một lần phí: hoặc là thu phí B/L hoặc là thu phí dịch vụ Surrender cho tình huống này.

Một Surrendered B/L được phát hành ngay từ đầu (không ra B/L gốc)

Ảnh: Trường hợp ra B/L gốc từ đầu rồi sau đó hai bên "surrender" B/L gốc này

Quy trình:

Người XK giao hàng cho hãng tàu
Hãng tàu phát hành B/L gốc giao cho người XK
Hãng tàu cho hàng đi. Hàng đã đến nhưng chứng từ chưa đến…
Người NK yêu người XK hãy thả hàng (release hàng) bằng cách surrender bộ B/L gốc;
Người XK yêu cầu hãng tàu hãy thả hàng (release hàng) bằng cách surrender bộ B/L gốc. Người XK phải mang bộ B/L gốc đến trả lại cho hãng tàu thì hãng tàu mới thực hiện nghiệp vụ surrender.
Hãng tàu đầu xuất thực hiện gửi điện tín (telex) cho Văn phòng hãng tàu đầu xuất của họ ở nước nhập để thả hàng (release) cho người NK. Nên xuất hiện thuật ngữ Telex Release B/L (hay Điện giao hàng) là do vậy.
Hãng tàu đầu xuất sẽ Đóng dấu mộc đỏ chữ “Surrendered” lên B/L gốc hoặc B/L Copy hoặc B/L Draft và scan và gửi bản scaned này cho người XK (không có bản cứng nào được đưa cho người XK).

Vậy nên Surrendered B/L là một vận đơn không chuyển nhượng được.

Đôi khi hãng tàu cũng không đóng dấu mộc đỏ này. Họ chỉ xác nhận bằng email rằng họ đã thực hiện việc surrender/thả hàng xong. Khi đó, nếu người NK nhất quyết phải có dấu mộc đỏ này thì người XK có thể tự ý down dấu này trên internet và dán vào file mềm của B/L Draft và gửi cho người NK cũng không sao (không phát sinh rắc rối pháp lý cho người XK);

Người XK gửi bản scan này cho người NK để chứng minh mình đã release hàng.
Người NK chỉ cần ra hãng tàu đầu đến xuất trình giấy thông báo hàng đến và giấy giới thiệu công ty là lấy được hàng. Không cần bản scan này. Có nghĩa là không cần xuất trình B/L surrendered.

Đối với một số hãng tàu như Wanhai, Yangming… thì có khác một chút:

Bước (7) Hãng tàu đầu xuất sẽ cấp cho người XK một dãy mã số gọi là Telex Release Numer/Code

Người XK báo code này cho người NK biết để chứng minh mình đã release hàng;
Người NK đến hãng tàu xuất trình giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu công ty và đọc mã code này là lấy được hàng.

1.2. Tình huống 2

Tình huống 2: Hai bên đã biết trước được việc người XK sẽ chậm gửi bộ chứng từ (trong đó có B/L gốc) và hãng sẽ đến sớm do vậy hai bên chủ động ngay từ đầu là sẽ quyết định dùng Surrendered B/L. Và không yêu cầu hãng tàu phát hành B/L gốc ngay từ đầu.

Quy trình thực hiện tương tự như trên, chỉ khác là người XK không phải trả lại B/L gốc vì B/L không được phát hành ra.

Lúc này hãng tàu chỉ tính một lần chi phí đó là phí dịch vụ Surrender. Hai bên tiết kiệm được chi phí.

nghiep vu xuat nhap khau Surrendered Bill of Lading B/L hay Telex Released B/L

Ảnh: Một Surrendered B/L được phát hành ngay từ đầu (không ra B/L gốc)

Qua đây ta thấy rằng, Surrendered B/L được sử dụng trong trường hợp:

Hai bên muốn tiết kiệm chi phí, không cần phát hành B/L gốc;
Người NK thường không có nhu cầu chuyển nhượng lại lô hàng bằng chứng từ (B/L surrendered không chuyển nhượng được)
Người NK với người XK có quan hệ là công ty mẹ/con hoặc khách hàng thân thiết, tin cậy.

Lưu ý cho người XK, trước khi thả hàng, người XK phải kiểm tra việc thanh toán của người NK (nếu thoả thuận phải thanh toán trước khi thả hàng). Ngược lại, người NK phải tiến hành thanh toán đúng hẹn cho người XK, phòng trường hợp hàng đến rồi, mà việc thanh toán chưa hoàn thành, người XK không thả hàng, người NK không lấy được hàng, phát sinh phí demurrage, người NK phải gánh.

Khi dùng Surrendered B/L, nguyên tắc làm việc của hãng tàu là chỉ thả hàng khi nào có lệnh của người XK. Tuy nhiên, một vài hãng tàu không uy tín, có thể làm trái điều này bằng cách thông đồng với người NK, thả hàng ra cho người NK (bất chấp có lệnh thả hàng từ người XK hay chưa). Dù trường hợp này rất ít xảy ra nhưng để an toàn khi dùng Surrendered B/L, người XK nên giành được quyền thuê tàu là hay nhất. Lúc đó, tiếng nói của người XK với hãng tàu càng mạnh mẽ hơn.

Cũng cùng một vai trò tương đương như Surrendered B/L, ta nên nghiên cứu thêm một giấy tờ khác, đó là Giấy gửi hàng đường biển.

2. Sea Way Bill - Giấy gửi hàng đường biển - SWB - Way Bill

2.1. Khái niệm

SWB cũng là một chứng từ vận tải mà hãng tàu cấp cho shipper sau khi người này hoàn thành việc giao hàng. Nội dung cơ bản của một SWB cũng giống một vận đơn. Nhưng điểm khác nhau lớn nhất của hai chứng từ này nằm ở chỗ chức năng của nó.

Nếu vận đơn đường biển có đủ 03 chức năng: chứng từ sở hữu hàng hoá, bằng chứng của hợp đồng thuê tàu và là một biên nhận giao hàng; thì SWB không có chức năng chứng từ sở hữu hàng hoá. Do vậy một SWB gốc cũng không chuyển nhượng được. SWB ghi tên đích danh người nhận hàng và chỉ có người này mới được nhận hàng bất chấp người này có xuất trình được SWB bản gốc hay không, chỉ cần chứng minh mình là consignee đích thực bằng cách xuất trình thông báo hàng đến.

Chính vì tính chất này mà khi thanh toán bằng L/C, rất ít ngân hàng chấp nhận chứng từ vận tải là một SWB. Bản chất của SWB là thường ghi đích danh tên người nhận hàng là người NK, người NK không cần sự xác nhận/uỷ quyền của ngân hàng/không cần bộ chứng từ lô hàng mà ngân hàng đang giữ trong tay cũng có thể lấy hàng ở hãng tàu. Ngân hàng không có cách nào khống chế người NK/không cho người NK lấy hàng nếu người này lúc trước chưa ký quỹ đủ 100% để mở L/C. Tình huống này, rất rủi ro cho ngân hàng, nên họ không chấp nhận dùng SWB.

Tuy nhiên cũng có một vài L/C cho phép sử dụng SWB nhưng thường là khi đó người NK phải ký quỹ được 100% tiền hàng khi đề nghị mở L/C.

Surrendered B/L có hai trường hợp sử dụng như đã phân tích: một là ra B/L gốc rồi nhưng sau đó vì chứng từ đến chậm nên sẽ surrender để lấy hàng nhanh; hai là quyết định sử dụng Surrendered B/L ngay từ lúc đầu, không phát hành B/L gốc. Còn SWB không dùng cho trường hợp thứ nhất, mà chỉ dụng cho trường hợp thứ hai. Có nghĩa là:

Nếu ban đầu dùng B/L gốc. Sau đó muốn nhận hàng nhanh thì chỉ có thể yêu cầu surrender B/L gốc đó. Không xuất hiện SWB.
Nếu ban đầu đã quyết định không dùng B/L gốc, thì có thể chọn dùng giữa B/L Surrendered B/L hay SWB.

nghiep vu xuat nhap khau Sea Way Bill, Way Bill, SWB, Express Release Bill

Ảnh: Một SWB phát hành bởi hãng tàu HEUNG-A

2.2. Quy trình nghiệp vụ nếu dùng SWB

Người XK giao hàng cho hãng tàu và yêu cầu sử dụng SWB, không phát hành B/L gốc;
Hãng tàu sẽ phát hành ra SWB giao cho người XK để chứng minh đã nhận hàng của người XK.
Ngay sau khi tàu chạy, hãng tàu đầu xuất báo cho hãng tàu đầu nhập biết về việc sử dụng SWB. Lô hàng khi ấy coi như đã được thả ra sẵn. Hành động này được văn phòng hãng tàu hai đầu thực hiện trên cùng một hệ thống điện tử nội bộ.

Việc thả hàng này diễn ra trên hệ thống điện tử nên người ta còn gọi đây là hình thức E-B/L (Electronic B/L). Việc thả hàng diễn ra rất nhanh nên còn gọi là Express Bill (Thả hàng tốc hành).

Hãng tàu cho hàng đi. Hàng đến cảng đích.
Dù người XK gửi/hoặc không cần gửi bản SWB này cho người NK khi gửi bộ chứng từ lô hàng. (Chỉ cần gửi bản mềm để người NK yên tâm là hàng đã được giao lên tàu)
Người NK đến Văn phòng hãng tàu đầu nhập xuất trình Thông báo hàng đến + và giấy giới thiệu công ty là lấy được hàng. (không cần có SWB bản cứng)

Nếu vậy thì quá rủi ro cho người XK nếu người NK chưa trả/trả đủ tiền hàng. Vì nếu dùng SWB thì theo , hãng tàu sẽ tự động thả hàng ra mà không cần đợi xác nhận của người XK.

Do vậy, người XK phải làm việc rõ với hãng tàu đầu xuất: chỉ được thả hàng khi có xác nhận của người XK. Một vài hãng tàu đồng ý chấp nhận đề nghị này. Nhưng một vài hãng tàu rất cứng nhắc và làm đúng nguyên tắc “thả hàng không cần ai xác nhận” nêu trên. Lúc này, người XK rất rủi ro. Nếu gặp trường hợp như vậy, người XK nên chuyển sang dùng Surrendered B/L (hãng tàu chỉ thả hàng khi có lệnh/xác nhận Release của người XK).

Đặc biệt, trong trường hợp người NK là người thuê tàu (theo Incoterms nhóm E, F), cho dù người XK đã thoả thuận trước với hãng tàu “Khi nào người XK xác nhận/ra lệnh mới được thả hãng” + “Hãng tàu đồng ý việc này”, thì người NK sẽ ép hãng tàu/dùng quyền lực mềm/quan hệ của mình với hãng tàu để đề nghị hãng tàu làm đúng nguyên tắc theo SWB mà thả hàng ra cho người NK nếu người NK xuất trình đúng giấy tờ chứng minh người NK là Consignee (mặc dù chưa thanh toán tiền hàng cho người XK). Người NK hoàn toàn đúng đắn trong việc này. Như vậy, rủi ro nghiêng về người XK. Để giảm thiểu rủi ro này, người XK nên giành được quyền thuê tàu, để tiếng nói của họ trước hãng tàu có trọng lượng hơn.

Nhưng dù ai thuê tàu và bằng cách nào đi nữa, người viết muốn nhắc lại, dùng SWB nghĩa là sau khi người XK đã giao hàng cho hãng tàu, hàng đã được thả ra cho người NK - người XK không thể đòi lại được hàng – không thể giam hàng lại khi hàng đến cảng đích - hàng hoá đó nằm trong quyền đoạt của hãng tàu - hàng đã được chuyển quyền sở hữu sang cho người NK ngay khi hàng được giao cho hãng tàu.

2.3. Vì những rủi ro vừa nêu mà SWB chỉ dùng khi:

Người NK với người XK có quan hệ là công ty mẹ/con hoặc khách hàng thân thiết, tin cậy; người NK đã trả trước tiền hàng; Người XK cho trả tiền chậm; số tiền trong hợp đồng là nhỏ…

Hai bên muốn tiết kiệm chi phí, không cần phát hành B/L gốc;
Người NK thường không có nhu cầu chuyển nhượng lại lô hàng bằng chứng từ (SWB không chuyển nhượng được)

Chi phí sử dụng SWB là rẻ (có hãng tàu không thu phí) vì việc in các điều khoản bằng chữ rất nhỏ ở mặt sau (như kiểu của B/L) được thay thế bằng việc dẫn chiếu đến các điều kiện, quy định liên quan đến vận chuyển ở mặt trước bằng một điều khoản ngắn gọn. Hãng tàu chỉ phát hành một bản gốc SWB trong khi phải phát hành tối thiểu một bộ 3 bản gốc nếu sử dụng B/L.

Một số quốc gia ở Trung Đông, Nam Á... có tập quán không cho dùng SWB.

SWB là một loại chứng từ đích danh, nó chỉ cho phép giao hàng cho một người duy nhất khi họ chứng minh họ là người nhận hàng hợp pháp. Nó cho các bên liên quan giảm thiểu được rủi ro trong việc giao nhận hàng, và, vì SWB không phải là chứng từ sở hữu/có giá nên bị thất lạc thì không gây rủi ro.

Bài viết độc quyền của tác giả: Ths. Lê Sài Gòn - Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Tư vấn Xuất Nhập khẩu Sài Gòn - SIMEX

Mọi chi tiết về Khóa học, Giảng viên và Lịch khai giảng, vui lòng tham khảo tại www.simex.edu.vn hoặc Hotline 0327567988 để được tư vấn Chuyên môn và tư vấn Khóa học xuất nhập khẩu miễn phí.