SIMEX - Đào Tạo Xuất Nhập Khẩu - Logistics Số 1 VN
MỤC LỤC
Ngành logistics là một lĩnh vực đầy thách thức, nơi chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những tổn thất lớn về tài chính, thời gian và uy tín doanh nghiệp. Những người mới vào nghề thường chưa có kinh nghiệm xử lý các sự cố bất ngờ, dẫn đến bối rối, lúng túng hoặc mắc phải sai lầm đáng tiếc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích những tình huống phổ biến mà người làm logistics có thể gặp phải và hướng dẫn cách xử lý chuyên nghiệp, giúp bạn tránh khỏi sai lầm không đáng có.
Tình huống:
Bạn đã làm đầy đủ thủ tục nhập khẩu, lô hàng tưởng chừng đã có thể thông quan suôn sẻ, nhưng bất ngờ bị hải quan giữ lại vì mô tả sản phẩm không rõ ràng hoặc dễ gây hiểu nhầm. Một số ví dụ thực tế:
Lô “bột thực phẩm bổ sung” bị hải quan nghi là hóa chất cấm.
Dụng cụ thể thao bị hiểu nhầm thành vũ khí (dao găm thể thao, súng hơi).
Lô hàng thiết bị điện tử bị yêu cầu bổ sung chứng nhận hợp quy vì thiếu giấy tờ như CO (Chứng nhận xuất xứ), CQ (Chứng nhận chất lượng).
Cách xử lý chuyên nghiệp:
Bước 1: Liên hệ ngay với đại lý hải quan hoặc cán bộ phụ trách tại cảng để hiểu rõ nguyên nhân cụ thể.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ bổ sung để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa:
Chứng nhận xuất xứ (CO), chứng nhận chất lượng (CQ).
Hình ảnh thực tế của sản phẩm để chứng minh đúng mô tả.
Tài liệu kỹ thuật, catalogue sản phẩm để giải thích rõ công dụn
Bước 3: Nếu cần, đề xuất kiểm định hàng hóa để xác minh đúng loại hàng nhập khẩu.
Bước 4: Rút kinh nghiệm bằng cách kiểm tra kỹ mô tả hàng hóa ngay từ đầu, sử dụng thuật ngữ chính xác trong khai báo hải quan.
Bài học cho người mới:
Tránh mô tả hàng hóa chung chung, hãy cung cấp chi tiết về công dụng, chất liệu, thành phần, chứng nhận liên quan.
Nghiên cứu danh mục hàng hóa kiểm soát đặc biệt của Hải quan Việt Nam để biết sản phẩm nào cần giấy phép nhập khẩu.
Luôn chuẩn bị trước hồ sơ đầy đủ để tránh bị động khi gặp vấn đề với hải quan
Tình huống:
Khách hàng yêu cầu giao hàng trong vòng 7 ngày, nhưng do sơ suất trong khâu đặt chỗ (booking), bạn lại chọn nhầm chuyến tàu chạy chậm nhất, khiến hàng mất 30 ngày mới đến nơi! Điều này có thể gây thiệt hại hợp đồng, mất uy tín với khách hàng và phải bồi thường thiệt hại.
Cách xử lý chuyên nghiệp:
Bước 1: Kiểm tra booking ngay lập tức và thông báo cho khách hàng càng sớm càng tốt để cùng tìm giải pháp.
Bước 2: Nếu hàng chưa lên tàu, liên hệ ngay với hãng tàu để:
Chuyển sang chuyến nhanh hơn, nếu có thể.
Chấp nhận phí phát sinh để đổi phương thức vận chuyển (từ đường biển sang đường hàng không).
Bước 3: Nếu hàng đã lên tàu, có thể xem xét các phương án:
Chuyển tải tại cảng trung gian để rút ngắn hành trình.
Gửi một lô bổ sung bằng đường hàng không để kịp giao hàng đúng thời hạn.
Bài học cho người mới:
Luôn kiểm tra kỹ lịch trình tàu trước khi đặt chỗ.
Ưu tiên đặt tàu có thời gian vận chuyển phù hợp với yêu cầu giao hàng.
Sử dụng dịch vụ tracking hàng hóa để theo dõi tiến độ và chủ động điều chỉnh kế hoạch.
Tình huống:
Container rời kho với đầy đủ giấy tờ, nhưng khi đến nơi thiếu mất một phần hàng hóa hoặc biến mất hoàn toàn! Một số nguyên nhân có thể là:
Nhầm lẫn trong quá trình xử lý tại kho hoặc cảng trung chuyển.
Hàng bị đánh cắp trên đường vận chuyển.
Sai sót trong hệ thống tracking hàng hóa.
Cách xử lý chuyên nghiệp:
Bước 1: Liên hệ ngay với hãng tàu, forwarder và kho bãi để kiểm tra lịch trình di chuyển.
Bước 2: Kiểm tra hệ thống tracking, camera giám sát, GPS để xác định vị trí hàng hóa cuối cùng.
Bước 3: Nếu nghi ngờ bị đánh cắp, phối hợp với cơ quan chức năng (hải quan, công an) để điều tra.
Bước 4: Nếu có bảo hiểm hàng hóa, tiến hành thủ tục khiếu nại và yêu cầu bồi thường.
Bài học cho người mới:
Làm việc với đối tác vận chuyển uy tín có hệ thống theo dõi minh bạch.
Mua bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ tài chính trước rủi ro mất mát.
Sử dụng dịch vụ theo dõi vận chuyển theo thời gian thực để giám sát hành trình lô hàng.
Tình huống:
Do sai sót trong khâu đóng hàng, lô hàng đáng lẽ xuất đi Mỹ lại được đóng vào container của một lô hàng khác xuất đi Châu Phi!
Cách xử lý chuyên nghiệp:
Bước 1: Nếu phát hiện sớm, yêu cầu hãng tàu dừng xuất container ngay lập tức.
Bước 2: Nếu hàng đã lên tàu:
Xem xét chuyển tải tại cảng trung gian để điều hướng lại.
Đàm phán với hãng tàu để giảm chi phí chuyển đổi hành trình.
Bước 3: Trong trường hợp không thể điều chỉnh, book một lô hàng thay thế để đảm bảo thời gian giao hàng.
Bài học cho người mới:
Ứng dụng công nghệ mã vạch, QR code, RFID để kiểm tra container trước khi niêm phong.
Kiểm tra kỹ vận đơn (B/L) và manifest để tránh nhầm lẫn.
Kiểm tra kỹ chứng từ và thông tin vận chuyển trước khi hàng rời kho.
Làm việc với đối tác vận chuyển uy tín, sử dụng bảo hiểm hàng hóa.
Ứng dụng công nghệ theo dõi hàng hóa để kiểm soát lỗi con người.
Chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống khẩn cấp.
Logistics không chỉ là giao nhận hàng hóa, mà còn là nghệ thuật quản lý rủi ro. Nếu muốn thành công trong ngành, hãy luôn chủ động, linh hoạt và cẩn trọng trong từng bước vận hành!
>> Quý học viên xem thêm: Quy trình thủ tục hải quan điện từ
"Khi giảng dạy, tôi thường chia sẻ những điều tôi từng làm sai và lỗi lầm trong công việc và sự nghiệp, còn những cái đúng, đã có sách vở."
Hỏi chúng tôi
Gọi chúng tôi Tư vấn 24/07 
Chat 
