Packing List – Phiếu Đóng Gói

1. Ai lập ra Packing List:

Là chứng từ do người bán lập ra. Trong đó nêu rõ số lượng hàng cùng quy cách đóng gói chi tiết.

2. Số lượng bản gốc – bản copy thường quy định:

Nếu không có thoả thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in triplicate” (02 bản gốc là “in duplicate”)

3. Thời điểm lập packing List.

Nguyên tắc lập Packing List là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số lượng chính xác.

Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập trước khi đóng hàng.

Hơn nữa, trong trường hợp hàng tàu cần Chi tiết B/L sớm, người bán cần lập P/L sớm và soạn chi tiết B/L gửi cho hãng tàu.

Nếu hàng đóng trong container, phải có số cont, số seal thì mới làm P/L được.

P/L thường được lập cùng lúc với hoá đơn.

Ảnh: Packing List – Phiếu Đóng Gói

4. Nội dung của một P/L và cách lập

Nội dung của P/L thông thường gồm các phần:

Tên P/L: Packing List

Số của P/L:

Ghi số của P/L theo thông lệ lưu chứng từ của công ty: No. 123/EX/[tên khách hàng]

Dẫn chiếu số của hợp đồng hoặc số của L/C: Under Contract No. XYZ or Under L/C No.

Ngày của P/L:

Thường ngay hoặc sau ngày của hợp đồng, ngay hoặc sau ngày của L/C

Nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Mục này ghi: Seller/Shipper/Exporter: [tên cùng một công ty]

Nếu Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Shipper/Exporter, chứ không phải Seller. Trong P/L mà Seller xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

Seller [tên của Trader]

Shipper/Exporter [tên của Supplier/Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Mục này ghi: Buyer/Consignee/Importer: [tên cùng một công ty]

Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được (hoặc Buyer là một trader bán hàng lại cho một người khác), người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong P/L xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

Buyer [tên của người mua hàng trên hợp đồn]

Consignee/Importer [tên của người nhập khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Notify party: Ghi giống như trên B/L

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (Nơi pick-up hàng, nơi giao hàng cuối cùng, pre-carriage, on-carriage... nếu có): giống như trên B/L đề cập.

Tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá.

Mô tả hàng hoá = Description of goods:

Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác.

Số lượng hàng/trọng lượng = Quantity/Weight

Phải ghi đủ:

Số cont, số seal, số lượng containers (nếu hàng đóng trong cont)

Số hiệu của pallets, số lượng của pallets (nếu hàng đóng trong pallets)

Số lượng: là số lượng ghi trên hợp đồng (là số lượng sản phẩm, số lượng cartons, bags)

Net Weight: là trọng lượng tịnh tính được của lô hàng;

Tare weight: là trọng lượng của bao bì;

Gross weight: là trọng lượng cả bì

Measurement: Số khối (tính bằng CBM)

Số lượng, trọng lượng trên P/L không có dung sai.

Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng

Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trong P/L sẽ là số lượng ở nơi đến.

Cách đóng gói:

Mô tả ngắn gọn quy cách đóng gói nếu cần

Đóng dấu ký tên của người ký phát hoá đơn.

Bản P/L không ký tên, có con dấu vẫn hợp lệ.

​Bài viết độc quyền của tác giả: Ths. Lê Sài Gòn - Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Tư vấn Xuất Nhập khẩu Sài Gòn - SIMEX

Mọi chi tiết về Khóa học, Giảng viên và Lịch khai giảng, vui lòng tham khảo tại www.simex.edu.vn hoặc Hotline 0327567988 để được tư vấn Chuyên môn và tư vấn Khóa học xuất nhập khẩu miễn phí.