Phần Đầu Của Hợp Đồng Ngoại Thương

1. Tên hợp đồng 2. Số của hợp đồng 3. Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng 4. Những thông tin về chủ thể hợp đồng 5. Xác nhận ý chí mua và bán hàng

MỤC LỤC

PHẦN ĐẦU CỦA HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

1. Tên hợp đồng:

Tên hợp đồng có thể được thể hiện bằng các từ ngữ sau. Mỗi loại lại có một dụng ý sử dụng riêng:

General Agreement = Principle Agreement = Frame Agreement = Hợp đồng nguyên tắc
Là hợp đồng được dùng trong trường hợp hai bên ký hợp đồng mua bán số lượng lớn, được giao thành nhiều lô hàng, nội dung thoả thuận mua bán của các lô tương đương nhau, thời gian thực hiện hợp đồng thường là dài hơi: vài tháng hoặc vài năm. Hợp đồng nguyên tắc là những thoả thuận chung nhất, nguyên tắc nhất, đôi khi là chi tiết nhất.
Sales Contract = Purchase Contract = Hợp đồng kinh tế
Là hợp đồng cho từng lô hàng như vừa nói ở trên. Thường là một dạng ngắn gọn của hợp đồng nguyên tắc. Nếu hàng hoá không quá phức tạp, việc mua bán đơn giản và không chia thành nhiều lần giao hàng, hai bên nên sử dụng hợp đồng kinh tế sẽ dễ dàng soạn thảo, lưu trữ hơn.
Nếu người bán soạn thì đặt tên là Sales Contract; ngược lại người mua chủ động soạn thì đặt tên là Purchase Contract. Nhưng đôi khi việc đặt tên cũng tuỳ tập quán làm việc của hai bên, chứ không theo nguyên tắc nào cả.
PI = Proforma Invoice; SC = Sales Confirmation; PO = Purchase Order

Đây thực ra chính là một dạng ngắn gọn của hợp đồng, thường dùng trong các trường hợp hai bên mua bán có mối quan hệ thân thiết, tin cậy, đã có hợp đồng nguyên tắc trước đây, số lượng đơn hàng dày đặc mỗi ngày, mỗi tuần… Do vậy, đòi hỏi form thức hợp đồng phải ngắn gọn (thường là một hai mặt giấy). Khi đó, hai bên chủ động xem các bản PI, PO, SC như một thoả thuận mua bán. Chỉ cần có đóng dấu, ký tên hoặc email xác nhận của hai bên là cấu thành thoả thuận hoàn chỉnh.

PI là hoá đơn tạm tính/hoá đơn chiếu lệ: Đây không phải là Hoá đơn Thương mại Commercial Invoice (để người mua thực hiện việc thanh toán tiền hàng cho người bán). Hoá đơn này được lập ra khi cả hai chưa ký thoả thuận mua bán, thoả thuận chưa được thực hiện. Nó thể hiện nội dung sơ bộ của việc mua bán hàng. PI là do người bán lập ra.
PO là đơn đặt hàng: do người mua lập ra. Nhằm xác nhận ý chí mua hàng.
S/C là xác nhận bán hàng: do người bán lập ra. Nhầm xác nhận việc đồng ý bán hàng cho người mua.

Nhìn chung, tuy ngắn gọn nhưng nếu có sự đồng ý (chữ ký hoặc xác nhận) của hai bên thì 03 loại văn bản này vẫn sẽ cấu thành nên thoả thuận mua bán hoàn chỉnh. Cơ quan hải quan, ngân hàng… và một số cơ quan khác đều chấp nhận dạng thức này như một hợp đồng chính thức giữa hai bên.

2. Số của hợp đồng

Số hợp đồng thường đặt theo tập quán của mỗi công ty sao cho phù hợp với thực công việc lưu trữ và theo dõi công việc, nhưng thường số hợp đồng sẽ đảm bảo tối thiểu được các thông tin: Số thứ tự mấy, năm ký kết, tên khách hàng/nhà cung cấp…

Ví dụ: No.: 015/2017/EX/Kanematsu

3. Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng

3.1. Thời gian ký hợp đồng

Đây là mục quan trọng để làm cơ sở thực hiện các nghĩa vụ của hai bên như thanh toán, giao hàng, và hạn hiệu lực của hợp đồng. Nên ghi rõ ràng, tránh các trường hợp gây hiểu nhầm như:

Nên ghi: 1^st Feb 20**. Được hiểu là ngày 1 tháng 2, năm 20**

Không nên ghi: 1/2/20**. Gây nhầm lẫn: không hiểu là đầu tháng 2 hay đầu tháng 1.

3.2. Địa điểm ký hợp đồng

Thông thường không có mục này vì hiện nay rất nhiều hợp đồng ký bằng hình thức xác nhận qua email, hai bên không trực tiếp gặp gỡ ở một nơi xác định.

4. Những thông tin về chủ thể hợp đồng

Bên bán:

Tên
Địa chỉ
Các số Fax, Phone
Người đại diện ký kết

Bên mua:

Tên
Địa chỉ
Các số Fax, Phone
Người đại diện ký kết

5. Xác nhận ý chí mua và bán hàng

Ví dụ về xác nhận ý chí mua hoặc bán hàng:

Both parties have agreed to the purchase and the sale of the commodity on the terms and conditions as follows:
It has been agreed that the buyer buys and the seller sells on the terms and conditions as follows:
Two parties have agreed on this contract with the terms and conditions as follows

Nghiep Vu Xuat Nhap Khau hop dong ngoai thuong

Ảnh: Hợp Đồng Ngoại Thương

Bài viết độc quyền của tác giả: Ths. Lê Sài Gòn - Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Tư vấn Xuất Nhập khẩu Sài Gòn - SIMEX

Xuất nhập khẩu Sài Gòn - SIMEX là trung tâm hàng đầu Việt Nam hiện nay chuyên cung cấp các khóa đào tạo xuất nhập khẩu từ cấp độ tổng quan đến chuyên sâu trong ngành Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế, Xuất nhập khẩu, Logistics, Purchasing, Merchandise, Đào tạo In-House... Bao gồm: