PO (Purchase order) là gì? Giới thiệu chi tiết về đơn mua hàng, Quy trình tạo PO và các cách xử lý khi có sai sót

Purchase Order (PO) là một văn bản thương mại chính thức từ người mua gửi đến người bán, đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ với số lượng và giá cụ thể. Quy trình tạo PO bao gồm việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, và phê duyệt đơn hàng. Khi có sai sót, cần thông báo ngay lập tức cho nhà cung cấp để điều chỉnh hoặc hủy bỏ PO.

MỤC LỤC

Bài viết dưới đây, Trung tâm SIMEX sẽ giúp bạn hiểu rõ PO (Purchase order) là gì? Giới thiệu chi tiết về đơn mua hàng, Quy trình tạo PO và các cách xử lý PO khi có sai sót

1. PO (Purchase order) là gì?

Purchase Order (PO) là một văn bản thương mại chính thức mà người mua phát hành cho người bán, trong đó liệt kê các sản phẩm, số lượng và giá cả mà người mua muốn mua. PO giúp người mua kiểm soát các đơn đặt hàng và quản lý chi tiêu, đồng thời cũng giúp người bán có được thông tin cần thiết để chuẩn bị và giao hàng. Một PO thường bao gồm:

Thông tin của người mua và người bán: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc.
Số PO: Một mã số duy nhất để theo dõi và tham chiếu.
Ngày phát hành: Ngày mà PO được tạo ra.
Mô tả sản phẩm: Tên, số lượng, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ.
Điều khoản thanh toán: Các điều khoản và hình thức thanh toán đã thỏa thuận.
Thông tin giao hàng: Địa điểm và thời hạn giao hàng.

PO là một phần quan trọng trong quy trình mua hàng và có thể được sử dụng làm cơ sở để tạo ra hóa đơn từ phía người bán sau khi hàng hóa đã được giao. Nó cũng là tài liệu quan trọng trong việc kiểm soát nội bộ và kiểm toán

Purchase Order (PO)

2. Làm thế nào để tạo một PO?

Quy trình tạo Purchase Order (PO) thường bao gồm các bước sau:

Xác định nhu cầu: Người mua xác định sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua.
Lựa chọn nhà cung cấp: Dựa trên giá cả, chất lượng và điều kiện giao hàng.
Đàm phán điều khoản: Bao gồm giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và điều khoản thanh toán.
Tạo PO: Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng hoặc mẫu PO chuẩn, điền đầy đủ thông tin cần thiết.
Phê duyệt PO: Người có thẩm quyền trong tổ chức phải xem xét và phê duyệt PO.
Gửi PO đến nhà cung cấp: Thông qua email, hệ thống EDI hoặc phương thức khác.
Xác nhận nhận được PO từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp xác nhận đã nhận được PO và đồng ý với các điều khoản.

Sau khi nhà cung cấp xác nhận, quy trình mua hàng sẽ tiếp tục với việc chuẩn bị và giao hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong PO

3. Quy trình xử lý PO sau khi nhận hàng.

Sau khi nhận hàng, quy trình xử lý Purchase Order (PO) thường diễn ra như sau:

Kiểm tra hàng hóa: So sánh hàng hóa nhận được với thông tin trên PO và Packing List để đảm bảo số lượng và chất lượng đúng như đã đặt.
Lập biên bản kiểm hàng: Ghi chép chi tiết về tình trạng hàng hóa khi nhận và bất kỳ sai lệch nào so với PO.
Xác nhận với nhà cung cấp: Nếu có sai lệch, thông báo cho nhà cung cấp để xử lý (ví dụ: đổi trả, gửi thêm hàng).
Cập nhật hệ thống kho: Đưa thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho để theo dõi tồn kho và sử dụng.
Xử lý hóa đơn: Kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp so với PO và biên bản kiểm hàng, sau đó xác nhận và chuẩn bị thanh toán.
Thanh toán cho nhà cung cấp: Dựa trên điều khoản thanh toán đã thỏa thuận trong PO, tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Đóng PO: Sau khi hoàn tất thanh toán và giải quyết mọi vấn đề liên quan, PO được đóng lại trong hệ thống.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng việc mua hàng được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, từ việc kiểm tra hàng hóa cho đến việc thanh toán và đóng sổ PO

4. Quy trình xử lý PO khi có sai sót.

Khi có sai sót trong quy trình xử lý Purchase Order (PO), các bước sau đây thường được thực hiện để khắc phục:

Phát hiện sai sót: Sai sót có thể được phát hiện khi kiểm tra hàng hóa, so sánh với PO hoặc trong quá trình kiểm toán.
Thông báo cho nhà cung cấp: Liên hệ với nhà cung cấp để thông báo về sai sót và yêu cầu họ xác nhận.
Đàm phán giải quyết: Thảo luận với nhà cung cấp về cách thức giải quyết, có thể là đổi trả hàng, gửi thêm hàng hoặc điều chỉnh hóa đơn.
Lập biên bản đối chiếu: Ghi chép chi tiết về sai sót và thỏa thuận giải quyết với nhà cung cấp.
Cập nhật PO và hệ thống: Điều chỉnh thông tin trên PO và trong hệ thống quản lý mua hàng để phản ánh sự thay đổi.
Xử lý tài chính: Điều chỉnh các khoản thanh toán hoặc hoàn tiền nếu cần thiết, dựa trên sự thỏa thuận đã đạt được.
Theo dõi việc giải quyết: Đảm bảo rằng tất cả các biện pháp khắc phục đã được thực hiện và hàng hóa cuối cùng đáp ứng yêu cầu.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi sai sót được xử lý một cách chính xác và công bằng, giữa người mua và người bán

5. Có cách nào để tự động thông báo và giải quyết sai sót không?

Có, việc sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý mua hàng có thể giúp tự động hóa việc thông báo và giải quyết sai sót trong quy trình xử lý Purchase Order (PO). Các hệ thống này thường có các tính năng như:

Tự động phát hiện sai sót: So sánh thông tin hàng hóa nhận được với PO và cảnh báo khi có sự không khớp.
Workflow thông báo: Gửi thông báo tự động đến các bên liên quan khi phát hiện sai sót.
Quy trình giải quyết được tích hợp: Hỗ trợ việc ghi chép, đàm phán và cập nhật thông tin giải quyết trực tiếp trong hệ thống.
Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo về các sai sót và theo dõi quá trình giải quyết