Quy Định Về Hoạt Động Đại Lý Hải Quan: Thông Tư 12/2015/TT-BTC và 22/2019/TT-BTC

Hoạt động của đại lý hải quan đóng một vai trò thiết yếu trong việc quản lý, kiểm soát và thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế. Đại lý hải quan không chỉ là trung gian giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan mà còn là những chuyên gia tư vấn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, xuất khẩu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Dưới đây là phân tích chi tiết về các quy định và trách nhiệm của đại lý hải quan theo hai Thông tư quan trọng: Thông tư 12/2015/TT-BTC và Thông tư 22/2019/TT-BTC.

MỤC LỤC

1. Quy định tại Thông tư 12/2015/TT-BTC

Thông tư 12/2015/TT-BTC đặt ra những quy định cơ bản và nền tảng về hoạt động của đại lý hải quan, bao gồm các nhiệm vụ chính sau:

a. Khai hải quan và làm thủ tục hải quan

Khai hải quan là quá trình khai báo thông tin về hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu tới cơ quan hải quan. Đại lý hải quan phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin được khai báo là chính xác, đầy đủ và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Việc này bao gồm:

Chuẩn Bị Hồ Sơ: Thu thập và kiểm tra các tài liệu cần thiết như hợp đồng mua bán, vận đơn, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy phép cần thiết khác.
Khai Báo Điện Tử: Sử dụng các hệ thống khai báo điện tử của hải quan để nhập dữ liệu, đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác.
Kiểm Tra Thông Tin: Đảm bảo thông tin về mã HS (Harmonized System) chính xác để xác định đúng thuế suất và các quy định liên quan.

Việc khai hải quan chính xác giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt, tránh các sự cố pháp lý và đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

b. Xuất trình hàng hóa để kiểm tra

Khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hàng hóa, đại lý hải quan phải phối hợp chặt chẽ để xuất trình hàng hóa đúng thời gian và đúng quy trình. Các bước thực hiện bao gồm:

Chuẩn Bị Hàng Hóa: Đảm bảo hàng hóa sẵn sàng để kiểm tra, bao gồm việc dọn dẹp, gắn nhãn, và sắp xếp hợp lý.
Phối Hợp Với Cơ Quan Kiểm Tra: Làm việc cùng các cơ quan kiểm tra để thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa, cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ các yêu cầu của họ.
Báo Cáo Kết Quả Kiểm Tra: Ghi nhận và báo cáo kết quả kiểm tra để xử lý kịp thời các vấn đề nếu có.

Việc xuất trình hàng hóa một cách chuyên nghiệp và kịp thời giúp giảm thời gian kiểm tra, tránh tình trạng hàng hóa bị giữ lại lâu ngày, từ đó đảm bảo luồng hàng hóa liên tục và ổn định.

c. Vận chuyển và làm thủ tục hải quan đưa vào, đưa ra khu vực giám sát hải quan

Vận chuyển hàng hóa qua biên giới đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật và kiểm soát hải quan. Đại lý hải quan phải:

Đảm Bảo Bảo Mật Thông Tin: Bảo vệ thông tin về hàng hóa và quá trình vận chuyển để ngăn chặn các hành vi gian lận hoặc buôn lậu.
Tuân Thủ Quy Trình Vận Chuyển: Đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển qua các tuyến đường được phép và tuân thủ các quy định về thời gian lưu thông.
Quản Lý Phương Tiện Vận Chuyển: Kiểm tra và đảm bảo phương tiện vận chuyển đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn và bảo mật.

Quản lý vận chuyển hiệu quả giúp ngăn chặn các hành vi xâm nhập trái phép, bảo vệ hàng hóa và đảm bảo rằng hàng hóa chỉ được lưu thông khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý cần thiết.

d. Cung cấp dịch vụ tư vấn về thủ tục hải quan và quản lý thuế cho chủ hàng

Đại lý hải quan đóng vai trò là người tư vấn chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy trình và quy định hải quan. Các dịch vụ tư vấn bao gồm:

Giải Thích Quy Định Pháp Luật: Cung cấp thông tin cập nhật về các thay đổi trong luật hải quan, thuế và các quy định liên quan.
Tối Ưu Hóa Chi Phí Thuế: Hướng dẫn cách tính toán thuế và phí một cách chính xác, tìm kiếm các cơ hội giảm thiểu chi phí thuế hợp pháp.
Hỗ Trợ Quy Trình Nhập Khẩu Xuất Khẩu: Tư vấn về cách thức nhập khẩu, xuất khẩu hiệu quả, giảm thiểu thời gian và chi phí.

Dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp giúp chủ hàng tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí liên quan, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

e. Nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác

Đại lý hải quan có trách nhiệm tính toán và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan đến hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Công việc này bao gồm:

Tính Toán Chính Xác: Sử dụng thông tin khai báo để tính toán các khoản thuế và phí đúng theo quy định.
Quản Lý Tài Chính: Đảm bảo rằng các khoản thuế và phí được nộp đúng hạn để tránh bị phạt hoặc đình chỉ thông quan.
Báo Cáo Tài Chính: Cung cấp báo cáo chi tiết về các khoản thuế và phí đã nộp cho chủ hàng và cơ quan hải quan khi cần thiết.

Việc nộp đúng và đầy đủ các khoản thuế, phí giúp đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan.

f. Thực hiện thủ tục miễn thuế, xét miễn thuế, hoàn thuế, xét hoàn thuế, giảm thuế, xét giảm thuế, không thu thuế

Đại lý hải quan phải am hiểu và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc miễn, hoàn, giảm thuế cho hàng hóa đủ điều kiện. Các bước thực hiện bao gồm:

Xác Định Điều Kiện: Đánh giá xem hàng hóa có đủ điều kiện để được miễn, hoàn hoặc giảm thuế theo quy định pháp luật hay không.
Chuẩn Bị Hồ Sơ: Thu thập và nộp các giấy tờ cần thiết để yêu cầu miễn, hoàn hoặc giảm thuế.
Theo Dõi và Xử Lý Yêu Cầu: Giám sát tiến trình xử lý yêu cầu và phản hồi kịp thời các yêu cầu bổ sung từ cơ quan hải quan.

Thực hiện đúng các thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua việc tận dụng các chính sách ưu đãi thuế hợp pháp.

g. Thực hiện các quyết định xử phạt vi phạm hành chính của cơ quan hải quan

Khi phát hiện vi phạm, cơ quan hải quan có thể ra quyết định xử phạt. Đại lý hải quan phải:

Phối Hợp Xử Lý: Hợp tác với cơ quan hải quan trong quá trình xử lý vi phạm, cung cấp thông tin và giải trình nếu cần.
Tuân Thủ Quyết Định: Thực hiện các quyết định xử phạt đúng theo quy định, bao gồm nộp phạt và khắc phục hậu quả.
Xử Lý Hậu Quả Pháp Lý: Tư vấn cho chủ hàng về các biện pháp khắc phục và giảm thiểu tác động của quyết định xử phạt.

Việc tuân thủ các quyết định xử phạt giúp đại lý hải quan duy trì uy tín, tránh các hình phạt nặng và bảo vệ quyền lợi của chủ hàng.

h. Thực hiện các thủ tục hành chính khác với cơ quan hải quan

Ngoài các nhiệm vụ chính, đại lý hải quan còn phải thực hiện các thủ tục hành chính bổ sung theo yêu cầu của cơ quan hải quan, bao gồm:

Cập Nhật Thông Tin: Thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa, quy định mới và các thay đổi trong luật pháp.
Tham Gia Kiểm Tra Định Kỳ: Hỗ trợ cơ quan hải quan trong các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc bất thường.
Tuân Thủ Các Quy Định Mới: Nắm bắt và thực hiện các quy định mới nhất về hải quan, thuế và quản lý hàng hóa.

Việc thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính bổ sung giúp đại lý hải quan duy trì sự tuân thủ pháp luật, nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo hoạt động thông quan diễn ra suôn sẻ.

>> Quý học viên xem thông tin về kỳ thi chứng chỉ nghiệp vụ hải quan và lớp ôn thi tại SIMEX

2. Quy định tại Thông tư 22/2019/TT-BTC

Thông tư 22/2019/TT-BTC bổ sung và làm rõ các quy định về hoạt động của đại lý hải quan, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thực thi pháp luật. Dưới đây là các quy định chính:

a. Khai hải quan và làm thủ tục hải quan theo quy định của Luật Hải quan

Thông tư này nhấn mạnh việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Hải quan trong quá trình khai báo và làm thủ tục. Đại lý hải quan phải:

Hiểu Rõ Luật Hải Quan: Nắm vững các điều khoản của Luật Hải quan để thực hiện đúng các quy trình khai báo và thủ tục.
Áp Dụng Quy Định Phù Hợp: Đảm bảo rằng mọi hoạt động khai báo và thủ tục hải quan đều phù hợp với các quy định hiện hành.
Nâng Cao Kiến Thức Chuyên Môn: Liên tục cập nhật kiến thức pháp luật để đáp ứng yêu cầu thay đổi của luật hải quan.

Tuân thủ luật hải quan giúp đại lý hải quan đảm bảo hoạt động thông quan diễn ra hợp pháp, tránh các rủi ro pháp lý và xây dựng uy tín trong ngành.

b. Thực hiện xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan

Việc xác định chính xác mã số hàng hóa (HS Code), xuất xứ và trị giá hải quan là yếu tố quan trọng trong quá trình thông quan. Đại lý hải quan phải:

Xác Định Mã HS Chính Xác: Sử dụng mã HS phù hợp để đảm bảo đúng thuế suất và các quy định ưu đãi thuế nếu có.
Xác Định Xuất Xứ Hàng Hóa: Đảm bảo xuất xứ hàng hóa được xác định đúng để áp dụng các hiệp định thương mại tự do hoặc các chính sách ưu đãi thuế.
Đánh Giá Trị Giá Hải Quan: Xác định trị giá hàng hóa một cách chính xác dựa trên giá trị thực tế, tránh các sai sót trong việc tính toán thuế và phí.

Việc xác định chính xác các yếu tố này giúp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh các vi phạm pháp luật và đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và hiệu quả.

c. Thực hiện quyết định và yêu cầu của cơ quan hải quan trong việc làm thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan

Đại lý hải quan phải tuân thủ mọi quyết định và yêu cầu từ cơ quan hải quan liên quan đến làm thủ tục, kiểm tra và giám sát hàng hóa. Điều này bao gồm:

Phản Hồi Nhanh Chóng: Đáp ứng kịp thời các yêu cầu của cơ quan hải quan, bao gồm cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu nếu cần.
Hợp Tác Trong Kiểm Tra: Hỗ trợ cơ quan hải quan trong quá trình kiểm tra hàng hóa, đảm bảo mọi yêu cầu được thực hiện đúng quy định.
Tuân Thủ Quy Trình Giám Sát: Đảm bảo rằng các quy trình giám sát hàng hóa được thực hiện một cách nghiêm ngặt và minh bạch.

Việc tuân thủ quyết định và yêu cầu từ cơ quan hải quan giúp đảm bảo rằng hàng hóa không vi phạm các quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan.

d. Bố trí người, phương tiện thực hiện các công việc liên quan để kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải

Đại lý hải quan phải đảm bảo có đủ nhân lực và phương tiện để thực hiện các công việc kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải khi được yêu cầu. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

Đào Tạo Nhân Viên: Đảm bảo nhân viên có kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện kiểm tra hàng hóa và phương tiện vận tải.
Đầu Tư Vào Thiết Bị Kiểm Tra: Sử dụng các thiết bị hiện đại để hỗ trợ quá trình kiểm tra, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Lập Kế Hoạch Phân Bổ Nguồn Lực: Quản lý nguồn lực một cách hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu kiểm tra bất ngờ mà không ảnh hưởng đến các hoạt động khác.

Đảm bảo đủ nguồn lực và phương tiện giúp đại lý hải quan thực hiện các kiểm tra một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian xử lý và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ.

e. Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính về thuế, phí, lệ phí và quy định khác của pháp luật có liên quan

Đại lý hải quan phải quản lý các nghĩa vụ tài chính liên quan đến thuế, phí và lệ phí một cách hiệu quả. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

Tính Toán Chính Xác: Sử dụng thông tin khai báo để tính toán các khoản thuế và phí đúng theo quy định.
Quản Lý Thanh Toán: Đảm bảo các khoản thuế, phí được nộp đúng hạn, tránh các khoản phạt do chậm nộp hoặc không nộp.
Báo Cáo Tài Chính: Cung cấp báo cáo chi tiết về các khoản thuế và phí đã nộp cho cơ quan hải quan và chủ hàng khi cần thiết.

Quản lý hiệu quả các nghĩa vụ tài chính giúp đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và duy trì mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan.

3. Vai Trò Cốt Lõi Của Đại Lý Hải Quan:

a. Trung Gian Tin Cậy: Đại lý hải quan đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và đầy đủ.

b. Chuyên Gia Tư Vấn: Với kiến thức chuyên sâu về luật pháp và quy trình hải quan, đại lý hải quan hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, xuất khẩu, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí.

c. Người Bảo Vệ Quyền Lợi: Đại lý hải quan giúp doanh nghiệp tận dụng các chính sách ưu đãi thuế, đảm bảo quyền lợi hợp pháp được thực hiện đầy đủ.

4. Những Thách Thức Và Giải Pháp:

a. Thách Thức:

Thay Đổi Quy Định Pháp Luật: Luật hải quan thường xuyên được cập nhật, đòi hỏi đại lý phải liên tục nắm bắt và thích nghi.
Quản Lý Thông Tin và Công Nghệ: Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đòi hỏi đại lý hải quan phải đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu hiện đại và an toàn.
Đảm Bảo Chính Xác và Minh Bạch: Việc khai báo thông tin chính xác là yếu tố then chốt, sai sót có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

b. Giải Pháp:

Đào Tạo Liên Tục: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên để cập nhật kiến thức pháp luật và kỹ năng chuyên môn.
Đầu Tư Vào Công Nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý hải quan tiên tiến để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc.
Thiết Lập Quy Trình Nội Bộ Chặt Chẽ: Xây dựng các quy trình kiểm tra và xác nhận thông tin để giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch.

Tầm Quan Trọng Của Đại Lý Hải Quan:

Đại lý hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của thương mại quốc tế. Sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong hoạt động của đại lý hải quan góp phần quan trọng vào việc tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, xuất khẩu, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí liên quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh.

>> Quý học viên xem thêm về nhưng điều cầu lưu ý cho kỳ thi cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan