SKU là gì? Cách nhận biết và sử dụng SKU trong quản lý kho hàng

Trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý kho hàng, việc theo dõi và kiểm soát số lượng hàng tồn kho là một trong những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có danh mục sản phẩm phong phú. Để đảm bảo quy trình vận hành kho diễn ra một cách hiệu quả, các doanh nghiệp thường sử dụng một mã định danh gọi là SKU – viết tắt của "Stock Keeping Unit" (Đơn vị lưu kho). SKU giúp phân biệt và theo dõi từng sản phẩm riêng lẻ trong kho hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về SKU, cách nhận biết SKU và cách sử dụng mã này trong quản lý kho hàng để tối ưu hóa quy trình vận hành.

MỤC LỤC

1. SKU là gì?

SKU (Stock Keeping Unit) là một mã nhận dạng duy nhất được sử dụng để đại diện cho một sản phẩm cụ thể trong hệ thống quản lý hàng tồn kho. SKU không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự và số ngẫu nhiên mà nó được cấu trúc để mô tả rõ ràng về đặc điểm của sản phẩm. Những đặc điểm này có thể bao gồm loại sản phẩm, kích thước, màu sắc, dòng sản phẩm, nhà sản xuất, hoặc các thuộc tính khác có ý nghĩa trong việc quản lý và phân biệt các sản phẩm trong kho.

Ví dụ, một cửa hàng thời trang có thể sử dụng SKU để phân biệt giữa các mẫu áo thun khác nhau dựa trên màu sắc và kích thước. SKU cho một chiếc áo thun đỏ size L có thể là: AO-THUN-RED-L.

2. Cách nhận biết SKU

Việc thiết kế mã SKU phải đảm bảo dễ dàng phân loại và nhận diện sản phẩm. Mặc dù không có quy tắc bắt buộc cho việc tạo mã SKU, nhưng dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản giúp tạo ra một mã SKU hiệu quả:

Tính độc nhất: Mỗi mã SKU phải đại diện cho một sản phẩm hoặc biến thể sản phẩm cụ thể. Không nên có hai sản phẩm khác nhau chia sẻ cùng một mã SKU.
Dễ nhận diện: SKU nên phản ánh rõ ràng các thuộc tính chính của sản phẩm như loại, kích thước, màu sắc, và thương hiệu.
Không chứa ký tự đặc biệt: Nên tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như @, #, $ trong mã SKU, vì chúng có thể gây ra sự cố khi sử dụng trong các hệ thống phần mềm quản lý.

Cấu trúc mã SKU

Thông thường, một mã SKU sẽ bao gồm các thành phần cơ bản như:

Tên sản phẩm hoặc loại sản phẩm: Để dễ nhận biết, SKU thường bao gồm một phần tên sản phẩm. Ví dụ: AO cho áo thun.
Biến thể sản phẩm: Biến thể có thể là màu sắc, kích thước, kiểu dáng. Ví dụ: RED cho màu đỏ, L cho kích thước lớn.
Dòng sản phẩm hoặc nhà sản xuất: Có thể thêm một phần mã nhà cung cấp hoặc dòng sản phẩm để nhận diện thêm. Ví dụ: BR cho thương hiệu XYZ.

Ví dụ, một chiếc áo thun đỏ, size L, của thương hiệu XYZ có thể có mã SKU là: XYZ-AO-RED-L. Mỗi yếu tố trong SKU này đều có một ý nghĩa riêng biệt, giúp dễ dàng nhận diện sản phẩm trong kho.

3. Ứng dụng của SKU trong quản lý kho hàng

SKU không chỉ là một mã đơn giản để định danh sản phẩm, mà còn là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng. Dưới đây là những cách mà SKU được sử dụng trong quản lý kho hàng để đem lại hiệu quả vượt trội:

a. Theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác

SKU đóng vai trò như một công cụ giúp các doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho một cách chính xác. Khi mỗi sản phẩm được gán một mã SKU riêng, việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho, tình trạng sản phẩm hay lịch sử giao dịch trở nên đơn giản hơn. Thông qua hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System - WMS), nhân viên kho có thể tra cứu thông tin liên quan đến sản phẩm như số lượng hiện có, vị trí lưu trữ trong kho và thời gian bổ sung hàng.

b. Tối ưu hóa quy trình nhập và xuất hàng

Khi hàng hóa được nhập vào hoặc xuất khỏi kho, mã SKU giúp xác định sản phẩm cụ thể mà không nhầm lẫn với các sản phẩm khác có hình thức tương tự. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập xuất hàng, đảm bảo rằng sản phẩm chính xác được xuất kho hoặc bổ sung theo đúng kế hoạch.

Ví dụ, khi khách hàng đặt mua một sản phẩm trực tuyến, hệ thống có thể ngay lập tức xác định chính xác sản phẩm cần giao dựa trên mã SKU, từ đó giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng.

c. Quản lý hàng tồn kho đa kênh

Với sự phát triển của thương mại điện tử, SKU giúp các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho trên nhiều kênh bán hàng khác nhau (omni-channel). Cho dù sản phẩm được bán trên các sàn thương mại điện tử, website, hay tại cửa hàng truyền thống, việc sử dụng cùng một mã SKU trên mọi kênh giúp đồng bộ hóa thông tin và dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho, tình trạng bán hàng trên từng nền tảng.

d. Hỗ trợ phân tích và dự báo nhu cầu

Khi theo dõi mã SKU của từng sản phẩm, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận ra xu hướng tiêu thụ của từng sản phẩm cụ thể. Ví dụ, một mã SKU có tốc độ bán nhanh có thể báo hiệu sản phẩm đó đang được ưa chuộng và cần được bổ sung hàng nhanh chóng. Ngược lại, các sản phẩm có mã SKU tồn kho lâu có thể được đưa vào các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá để đẩy mạnh tiêu thụ.

e. Giúp cải thiện quản lý không gian kho

Khi các sản phẩm trong kho được sắp xếp và lưu trữ dựa trên mã SKU, việc tìm kiếm và lấy hàng trở nên dễ dàng hơn. Các mã SKU có thể được gán với các khu vực lưu trữ cụ thể trong kho, giúp tối ưu hóa không gian và giảm thiểu thời gian tìm kiếm sản phẩm.

f. Tối ưu hóa quá trình kiểm kê hàng hóa

Mã SKU là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quá trình kiểm kê kho. Nhờ vào mã SKU, việc đếm số lượng hàng tồn kho trở nên nhanh chóng và chính xác. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra chênh lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và số liệu hệ thống để từ đó phát hiện sớm các vấn đề về thất thoát hay sai sót trong quản lý kho.

4. Lợi ích của việc sử dụng SKU trong quản lý kho hàng

Việc sử dụng SKU trong quản lý kho hàng đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

Nâng cao hiệu quả quản lý: SKU giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao năng suất hoạt động của kho hàng.
Giảm thiểu sai sót: Sử dụng SKU giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập xuất hàng, kiểm kê và quản lý tồn kho.
Tăng cường khả năng đáp ứng khách hàng: Nhờ vào sự chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý đơn hàng, SKU giúp cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
Phân tích dữ liệu tốt hơn: Thông qua SKU, doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích dữ liệu tiêu thụ để đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

SKU là một phần không thể thiếu trong việc quản lý kho hàng và hàng tồn kho hiện đại. Với khả năng nhận diện và phân loại sản phẩm chi tiết, SKU giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả, giảm thiểu sai sót và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Việc hiểu rõ cách tạo và sử dụng SKU đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và phát triển bền vững hơn trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của thị trường.